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吳國正老師簡介

吳國正培訓(xùn)講師

吳國正

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臺灣TA國際潛能訓(xùn)練機構(gòu)首席講師資深顧問 臺灣智森企業(yè)管理顧問股份有限公司創(chuàng)辦人 中國直銷網(wǎng)資深教育顧問(廣州) 吳國正國際教育培訓(xùn)機構(gòu)創(chuàng)辦人(北京) 世界關(guān)公總會教育執(zhí)行長兼臺灣省臺中室辦公室主任 經(jīng) 歷: 1. 橋允國際有限公司 (臺灣)教育訓(xùn)練講師 2. 丹楓公..

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吳國正主講課程

超級秘書「管理」老板的秘訣
時間:2012-10-03     作者:吳國正

對于日理萬機的CEO而言,「時間」可說是稀有財,年薪動輒千萬的他們,若仔細計算,時間成本往往高得嚇人。

所以,如何「把時間花在刀口上」,是他們管理時間的不二法則。

到底這些大忙人有哪些獨門的撇步,不僅讓自己忙中有序,還能愈忙愈有效率?且聽3位隱身幕后的超級秘書,分享CEO的時間管理術(shù)。

◎搞懂一星期的「個性學(xué)」

日本知名經(jīng)濟評論家中島孝志在《1周必勝術(shù)》一書中提出,一星期7天,每天都有不同的「個性」,無論是企劃、開會出差、拓展人脈,在對的時候,做對的事,常常會收事半功倍的效果。

以自己老板一星期的行程規(guī)劃為例,星期一是一周的核心,CEO通常會安排與中高階干部的例行會議,審視上一周的營業(yè)數(shù)字,找出問題關(guān)鍵,并提出即時的改進方案。

有了星期一對公司上下通盤的了解,補足各項信息與思索對策。準(zhǔn)備充分,進入戰(zhàn)斗狀態(tài)的隔天,也就是星期二,便是CEO向大老板報告的最好時機。

為講求精準(zhǔn)與效率,星期一與星期三通常會安排重大決策的會議。有別于以自己老板的作法,精創(chuàng)會將星期二刻意空出來不開會,藉這個空檔,讓與會者快速執(zhí)行星期一的會議結(jié)論,并在星期三呈現(xiàn)補強或規(guī)劃的結(jié)果。「由于周一與周三會議的重要,相關(guān)主管星期四、五就會開始準(zhǔn)備星期一的會議資料,讓總經(jīng)理先看過,節(jié)省會議上描述細節(jié)的時間,并及早找出錯誤,」。

◎安排餐敘有學(xué)問

利用餐敘作內(nèi)部與外部的溝通聯(lián)誼,也有星期個性之分。

以自己老板為例,會以星期三為界,由于前三天公務(wù)繁忙,時間成本較高,交際以中午時間為主,對象為重要但非核心的中低階主管,在這輕松的一個半小時間,很快就能掌握第一線執(zhí)行的狀況,也能適時給予鼓勵。

選擇中午時間溝通的好處在于,用餐的閑聊可以降低開會的嚴(yán)肅氣氛,加上下午還要上班,有了自然的時間限制,以簡餐的方式不用安排飲酒,時間運用十分經(jīng)濟。

星期四、五兩天,以經(jīng)營長遠的人際關(guān)系為考量,會以晚餐安排為主。

與午餐的速戰(zhàn)速決,晚餐時間足足多一倍,大約是3個小時,餐點中會搭配酒類,時間成本較高,重點會擺在「搏感情」,無論是重要合同的簽訂,核心干部的感情聯(lián)系,還是答謝長期合作的供應(yīng)商,這種軟性的交誼,往往能強化平日的默契與互動關(guān)系。

別被出差細節(jié)影響時間

CEO們國外出差機會多,路途一長,大小狀況在所避免,為了讓會議或參訪時程不受耽誤,事前的預(yù)防與臨時應(yīng)變的能力不可少。

別小看機票與證照在關(guān)鍵時刻可能造成的耽誤。

以機票而言,若買的是優(yōu)惠的機票,來回日期得依規(guī)定,毫無彈性,若行程得更改,臨時要從成都到上海,光是處理機票就會耗上許多時間,十分不劃算。

另外,還得留意如護照、證件等關(guān)鍵證件的有效日期,否則急著要出國,卻為這些小事被擋于機場通關(guān)大門,意外打亂規(guī)劃好的諸多大事,延誤了龐大的商機。

 

為了讓這些「空中飛人」們有好的表現(xiàn),提早于前晚到達,隔天開會是最好的安排,因為空出一晚,除了做旅途勞頓與時差調(diào)整,還能簡單的與相關(guān)人員會談交誼,或在當(dāng)?shù)厥占匾袌鲂畔?,補強簡報資料。「即使當(dāng)天往返,都要將到達會議場地時間提前兩個小時,以免路途中的交通狀況影響會議進行,」。

◎閱讀省時妙招

整天被電話、會議、公文、應(yīng)酬追著跑的CEO,能從忙碌中找出私人的閱讀時間,變得非常奢侈。

只要目標(biāo)消費群感興趣的信息,對未來發(fā)展事業(yè)有幫助的都來者不拒。

不但利用零碎時間,為讓閱讀更有效率,會先從目錄、內(nèi)文標(biāo)題、前言以及關(guān)鍵章節(jié)的內(nèi)容當(dāng)中,抓住整本書核心概念,以吸收到一本書的菁華。

若在車上或飛機上看的是雜志,會把有興趣、且日后用得到的信息整頁撕下來,回來后歸檔,變成一個專屬自己的創(chuàng)意資料庫。

即時通也是時間幫手

在許多CEO眼中被視為時間殺手的MSN,對于一些善用科技的CEO,卻搖身一變成為時間管理的好工具。

若老板參與一場會議,其中無需簡報且非主持人,他就會將MSN打開,利用空檔時間,與秘書以文字交談,確認(rèn)行程與交辦一些重要事項。

MSN的好處是可以知道對方的狀況,譬如現(xiàn)在掛著的是「忙碌」、「外出」還是「脫機」。

若掛著的是「外出」,就知道不在辦公室,若要交代事情,就可以直接撥手機,省掉傳話、留言這些等待對方回話的時間。

另外,若CEO出國碰到電話接收不便的地區(qū),或沒有隨時收e-mail的習(xí)慣,就可以利用MSN「脫機信息」的功能,當(dāng)有緊急事情需要溝通,一打開電腦就會跳出來,雖然不是在第一時間,但起碼能保證這些大忙人能看得到,以減輕一些延誤可能造成的后果。

從以上CEO和秘書們利用時間的妙招,或許可以啟發(fā)你對時間運用的省思,幫自己找到一些善待時間的方法,讓生活的品質(zhì)變好,激發(fā)更多的能量!

 

 
 

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