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現(xiàn)任合谷管理咨詢(北京)有限公司董事總經(jīng)理 具有13年市場營銷專業(yè)經(jīng)驗,8年企業(yè)培訓(xùn)咨詢專業(yè)經(jīng)驗,先后創(chuàng)業(yè)3次,是一名連環(huán)創(chuàng)業(yè)者。她既有作為一名企業(yè)管理咨詢顧問服務(wù)Intel、三星、美的、伊利、中糧、華為的專業(yè)實力,又有作為草根創(chuàng)業(yè)者操作產(chǎn)品上市、品牌推廣、渠道建設(shè)、銷售團隊組建的親身經(jīng)歷..
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如何讓員工愛上OA?而不是把十幾萬幾十萬的系統(tǒng)當成擺設(shè),是很多老總頭疼的問題。 合谷管理咨詢公司作為OA行業(yè)的資深咨詢機構(gòu),對這一問題有深入研究,歸納了以下幾點。
第一:首先要讓員工明確地知道OA系統(tǒng)是公司最高層非常重視的項目
“一把手工程”,讓員工不得不愛上OA!
員工只做領(lǐng)導(dǎo)要檢查的事。所以OA系統(tǒng)一定要讓員工知道,這是公司的“一把手工程”,公司最高領(lǐng)導(dǎo)一定要在非常嚴肅的會議上強調(diào)對該系統(tǒng)的重視程度。 如果項目沒有領(lǐng)導(dǎo)來牽頭,沒有領(lǐng)導(dǎo)來應(yīng)用,那么整個系統(tǒng)推廣起來便缺乏力度,推廣也變得難了起來。 最高層領(lǐng)導(dǎo)一定要首先運用OA來處理公務(wù)。例如,必須通過OA提交的報銷流程上,領(lǐng)導(dǎo)才簽字。必須是以OA上的考勤記錄來計算員工的薪酬。想要獲得老板的資源傾斜,必須通過OA進行申請。想要漲工資,好,讓我們先看看OA系統(tǒng)中對你的工作是如何記錄的等等。
部門中層領(lǐng)導(dǎo)的管理利器,讓員工不得不愛上OA!
因高層領(lǐng)導(dǎo)只管戰(zhàn)略,與普通員工接觸較少。在業(yè)務(wù)層面與基層員工頻繁接觸的是廣大的部門中層領(lǐng)導(dǎo)。因此,需要重點對中層領(lǐng)導(dǎo)層進行應(yīng)用培訓(xùn),讓他們學(xué)會自己最關(guān)心的\最迫切的應(yīng)用。 例如,銷售管理部門,員工的客戶拜訪表格要設(shè)計得實用一些,不僅要方便領(lǐng)導(dǎo)查看,還要方便統(tǒng)計。沒有OA系統(tǒng)之前,銷售部門經(jīng)理如果想要知道銷售人員的業(yè)績情況,需要銷售助理進行統(tǒng)計后才能知道。有了OA系統(tǒng),只要增加一筆單子,統(tǒng)計結(jié)果就會自動地更新,真正實現(xiàn)了實時了解市場銷售情況,讓銷售部門經(jīng)理的決策更加地迅速。手下銷售人員之間的客戶歸屬問題,是銷售部門經(jīng)理頭疼的一個問題,通過在OA協(xié)同系統(tǒng)對客戶名稱進行唯一性認證,這樣就可以在員工確定客戶的歸屬問題的源頭上解決了爭端。銷售員突然離職,很多客戶資料沒有交接,或者交接地不詳細,造成了很多客戶資料的流失,新的銷售員接手工作,往往還得重新開拓一遍客戶,費時費力。有了協(xié)同系統(tǒng),就可以把每一次與客戶的溝通記錄詳細地記錄下來,保持客戶資料的完整性。不用銷售員交接什么,客戶就完美地被繼承了下來。銷售經(jīng)理怎能不愛上OA!銷售經(jīng)理這么喜歡OA給他工作帶來的便利,就會更加賣力地讓手下的銷售員使用OA。
第二:讓員工意識到OA對他們自己的工作及升遷很有幫助
報銷速度加快,讓員工愛上OA!
“我在外面出差,等我回來再批吧!”出差的領(lǐng)導(dǎo)常常對下屬這么說。對于需要緊急處理的事項,這句話無異于噩耗! 有的員工出差需要資金,可領(lǐng)導(dǎo)出差遲遲不歸,沒有得到審批,就拿不到公司的預(yù)支資金。出差日期到了,員工只能自掏腰包墊付。出差頻繁的員工,往往一個人一個月就給墊付幾千元,差不多等于一個月工資了。 有了OA協(xié)同辦公系統(tǒng),各級領(lǐng)導(dǎo)、員工都可以隨時隨地訪問協(xié)同辦公系統(tǒng)。這樣,領(lǐng)導(dǎo)就可以在任何時間、任何地點處理辦公業(yè)務(wù),提高了事務(wù)處理的效率;同時支持對領(lǐng)導(dǎo)批示意見的原始筆跡保留,滿足公司管理的特殊要求。尤其是致遠A8協(xié)同辦公系統(tǒng),率先支持移動通訊設(shè)備,例如ipad、iphone及其他智能手機設(shè)備,讓領(lǐng)導(dǎo)可以隨時隨地地審批事項、處理公務(wù)。員工的報銷及請示,不必再漫長地等待。 領(lǐng)導(dǎo)出差,不再是不批預(yù)支資金的借口,員工再也不必自行墊付這么高的資金,他怎么不能不愛上OA?
重要事項不忘記,讓員工愛上OA!
“不好意思,這幾天太忙,把這事給忙忘記了!”在日常工作中,這是我們經(jīng)常聽到的一句話。不論是真的忙忘記了,還是給自己找一個借口,這都說明需要及時主動地提醒員工需要處理的事項。 有了協(xié)同辦公系統(tǒng),想忘記什么事情都很難。合谷咨詢總經(jīng)理儲盈介紹說,致遠OA借助手機短信、即時通訊工具提醒、郵件等手段,可以把工作任務(wù)的主動推送到當事人的手機或電腦屏幕上,還可以設(shè)置定時提醒功能,有效地降低了當事人忘記事情的概率,大大提升了業(yè)務(wù)處理的效率。由于有了即時提醒功能,各個層級的領(lǐng)導(dǎo)可以及時知道需要自己審批的文件,公司審批文件能夠做到即時地上傳下達,也增強了內(nèi)部的反應(yīng)速度。 有了致遠OA,我把領(lǐng)導(dǎo)給下的每一個命令都做了協(xié)同處理,增加了提醒功能,再也沒有因為忘記什么事情,被領(lǐng)導(dǎo)批評了!因為做事仔細,馬上就要升職了喔!我怎么能不愛上OA?
第三:積極的獎勵及懲罰方案
制度上配合,讓員工愛上OA! 信息化部門與管理部門(尤其是辦公室部門)密切配合,制定相關(guān)規(guī)章制度,明文要求一些公告、文件、政務(wù)必須從協(xié)同辦公管理平臺上進行流轉(zhuǎn),同時切斷原有的、傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)方式。 例如,考勤管理,必須通過OA協(xié)同協(xié)同打卡。報銷流程,公司不再提供紙質(zhì)的報銷單據(jù),而是通過致遠OA系統(tǒng)進行在線申報,領(lǐng)導(dǎo)進行在線審批,出納只根據(jù)OA系統(tǒng)上的領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)進行報銷。請假單也不再提供紙質(zhì)單據(jù),必須在OA系統(tǒng)上進行申報。 另外,要設(shè)置新的制度條款,讓員工勤快地使用OA。例如,致遠公司內(nèi)部有一個條款,每天待處理協(xié)調(diào)事項不得超過20項。超過了,會得到一定的處罰。
利用其它策略造勢、形成“圍勢”,“迫使”員工愛上OA! 合谷管理曾經(jīng)實行過這樣一個策略:不定期在OA系統(tǒng)上做員工調(diào)查,但事先并不會在線下的任何場合提起這件事,只在OA系統(tǒng)上發(fā)布,且每次調(diào)查只持續(xù)一天的時間。參與調(diào)查的員工可以獲得抽獎的獎品。第一次,抽到獎的員工特別的高興,而沒有抽到獎的員工則很郁悶:為什么我當天沒有上OA看看? 第二次,抽到獎的員工特別的高興,而沒有抽到獎的員工則很郁悶:為什么我不能天天上OA看看?第三次,全體員工都參與了調(diào)查。 在員工進門的顯著位置張貼“你今天OA了嗎?”墻上公告欄里也隨時張貼著“OA使用冠軍表”,提醒員工參與OA使用是可以獲得獎品的。部門級公司級各級大會上也要時刻地表示,某項工作已經(jīng)在OA上進行了詳細的布置,大家去詳細了解一下,等等。 通過這樣一下策略,讓員工從“被動”到“主動”,成為一種工作習(xí)慣。
OA協(xié)同系統(tǒng)的使用是企業(yè)信息化建設(shè)的一個重要組成項目,是有計劃、有步驟地實施的,不可能一蹴而就。OA使用的好不好,對企業(yè)的經(jīng)營有沒有切實的幫助,不僅僅是信息化部門的事情,而是每一個職能部門,每一位員工的事情。本文中僅僅寫到了一些簡單的處理方法,更多的好辦法還得從實踐中得來! |
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