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吳國(guó)正老師簡(jiǎn)介

吳國(guó)正培訓(xùn)講師

吳國(guó)正

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吳國(guó)正最新博文

吳國(guó)正主講課程

超級(jí)秘書(shū)「管理」老板的秘訣
時(shí)間:2012-10-03     作者:吳國(guó)正

對(duì)于日理萬(wàn)機(jī)的CEO而言,「時(shí)間」可說(shuō)是稀有財(cái),年薪動(dòng)輒千萬(wàn)的他們,若仔細(xì)計(jì)算,時(shí)間成本往往高得嚇人。

所以,如何「把時(shí)間花在刀口上」,是他們管理時(shí)間的不二法則。

到底這些大忙人有哪些獨(dú)門(mén)的撇步,不僅讓自己忙中有序,還能愈忙愈有效率?且聽(tīng)3位隱身幕后的超級(jí)秘書(shū),分享CEO的時(shí)間管理術(shù)。

◎搞懂一星期的「?jìng)€(gè)性學(xué)」

日本知名經(jīng)濟(jì)評(píng)論家中島孝志在《1周必勝術(shù)》一書(shū)中提出,一星期7天,每天都有不同的「?jìng)€(gè)性」,無(wú)論是企劃、開(kāi)會(huì)出差、拓展人脈,在對(duì)的時(shí)候,做對(duì)的事,常常會(huì)收事半功倍的效果。

以自己老板一星期的行程規(guī)劃為例,星期一是一周的核心,CEO通常會(huì)安排與中高階干部的例行會(huì)議,審視上一周的營(yíng)業(yè)數(shù)字,找出問(wèn)題關(guān)鍵,并提出即時(shí)的改進(jìn)方案。

有了星期一對(duì)公司上下通盤(pán)的了解,補(bǔ)足各項(xiàng)信息與思索對(duì)策。準(zhǔn)備充分,進(jìn)入戰(zhàn)斗狀態(tài)的隔天,也就是星期二,便是CEO向大老板報(bào)告的最好時(shí)機(jī)。

為講求精準(zhǔn)與效率,星期一與星期三通常會(huì)安排重大決策的會(huì)議。有別于以自己老板的作法,精創(chuàng)會(huì)將星期二刻意空出來(lái)不開(kāi)會(huì),藉這個(gè)空檔,讓與會(huì)者快速執(zhí)行星期一的會(huì)議結(jié)論,并在星期三呈現(xiàn)補(bǔ)強(qiáng)或規(guī)劃的結(jié)果。「由于周一與周三會(huì)議的重要,相關(guān)主管星期四、五就會(huì)開(kāi)始準(zhǔn)備星期一的會(huì)議資料,讓總經(jīng)理先看過(guò),節(jié)省會(huì)議上描述細(xì)節(jié)的時(shí)間,并及早找出錯(cuò)誤,」。

◎安排餐敘有學(xué)問(wèn)

利用餐敘作內(nèi)部與外部的溝通聯(lián)誼,也有星期個(gè)性之分。

以自己老板為例,會(huì)以星期三為界,由于前三天公務(wù)繁忙,時(shí)間成本較高,交際以中午時(shí)間為主,對(duì)象為重要但非核心的中低階主管,在這輕松的一個(gè)半小時(shí)間,很快就能掌握第一線執(zhí)行的狀況,也能適時(shí)給予鼓勵(lì)。

選擇中午時(shí)間溝通的好處在于,用餐的閑聊可以降低開(kāi)會(huì)的嚴(yán)肅氣氛,加上下午還要上班,有了自然的時(shí)間限制,以簡(jiǎn)餐的方式不用安排飲酒,時(shí)間運(yùn)用十分經(jīng)濟(jì)。

星期四、五兩天,以經(jīng)營(yíng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的人際關(guān)系為考量,會(huì)以晚餐安排為主。

與午餐的速戰(zhàn)速?zèng)Q,晚餐時(shí)間足足多一倍,大約是3個(gè)小時(shí),餐點(diǎn)中會(huì)搭配酒類,時(shí)間成本較高,重點(diǎn)會(huì)擺在「搏感情」,無(wú)論是重要合同的簽訂,核心干部的感情聯(lián)系,還是答謝長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商,這種軟性的交誼,往往能強(qiáng)化平日的默契與互動(dòng)關(guān)系。

別被出差細(xì)節(jié)影響時(shí)間

CEO們國(guó)外出差機(jī)會(huì)多,路途一長(zhǎng),大小狀況在所避免,為了讓會(huì)議或參訪時(shí)程不受耽誤,事前的預(yù)防與臨時(shí)應(yīng)變的能力不可少。

別小看機(jī)票與證照在關(guān)鍵時(shí)刻可能造成的耽誤。

以機(jī)票而言,若買(mǎi)的是優(yōu)惠的機(jī)票,來(lái)回日期得依規(guī)定,毫無(wú)彈性,若行程得更改,臨時(shí)要從成都到上海,光是處理機(jī)票就會(huì)耗上許多時(shí)間,十分不劃算。

另外,還得留意如護(hù)照、證件等關(guān)鍵證件的有效日期,否則急著要出國(guó),卻為這些小事被擋于機(jī)場(chǎng)通關(guān)大門(mén),意外打亂規(guī)劃好的諸多大事,延誤了龐大的商機(jī)。

 

為了讓這些「空中飛人」們有好的表現(xiàn),提早于前晚到達(dá),隔天開(kāi)會(huì)是最好的安排,因?yàn)榭粘鲆煌?,除了做旅途勞頓與時(shí)差調(diào)整,還能簡(jiǎn)單的與相關(guān)人員會(huì)談交誼,或在當(dāng)?shù)厥占匾袌?chǎng)信息,補(bǔ)強(qiáng)簡(jiǎn)報(bào)資料。「即使當(dāng)天往返,都要將到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地時(shí)間提前兩個(gè)小時(shí),以免路途中的交通狀況影響會(huì)議進(jìn)行,」。

◎閱讀省時(shí)妙招

整天被電話、會(huì)議、公文、應(yīng)酬追著跑的CEO,能從忙碌中找出私人的閱讀時(shí)間,變得非常奢侈。

只要目標(biāo)消費(fèi)群感興趣的信息,對(duì)未來(lái)發(fā)展事業(yè)有幫助的都來(lái)者不拒。

不但利用零碎時(shí)間,為讓閱讀更有效率,會(huì)先從目錄、內(nèi)文標(biāo)題、前言以及關(guān)鍵章節(jié)的內(nèi)容當(dāng)中,抓住整本書(shū)核心概念,以吸收到一本書(shū)的菁華。

若在車上或飛機(jī)上看的是雜志,會(huì)把有興趣、且日后用得到的信息整頁(yè)撕下來(lái),回來(lái)后歸檔,變成一個(gè)專屬自己的創(chuàng)意資料庫(kù)。

即時(shí)通也是時(shí)間幫手

在許多CEO眼中被視為時(shí)間殺手的MSN,對(duì)于一些善用科技的CEO,卻搖身一變成為時(shí)間管理的好工具。

若老板參與一場(chǎng)會(huì)議,其中無(wú)需簡(jiǎn)報(bào)且非主持人,他就會(huì)將MSN打開(kāi),利用空檔時(shí)間,與秘書(shū)以文字交談,確認(rèn)行程與交辦一些重要事項(xiàng)。

MSN的好處是可以知道對(duì)方的狀況,譬如現(xiàn)在掛著的是「忙碌」、「外出」還是「脫機(jī)」。

若掛著的是「外出」,就知道不在辦公室,若要交代事情,就可以直接撥手機(jī),省掉傳話、留言這些等待對(duì)方回話的時(shí)間。

另外,若CEO出國(guó)碰到電話接收不便的地區(qū),或沒(méi)有隨時(shí)收e-mail的習(xí)慣,就可以利用MSN「脫機(jī)信息」的功能,當(dāng)有緊急事情需要溝通,一打開(kāi)電腦就會(huì)跳出來(lái),雖然不是在第一時(shí)間,但起碼能保證這些大忙人能看得到,以減輕一些延誤可能造成的后果。

從以上CEO和秘書(shū)們利用時(shí)間的妙招,或許可以啟發(fā)你對(duì)時(shí)間運(yùn)用的省思,幫自己找到一些善待時(shí)間的方法,讓生活的品質(zhì)變好,激發(fā)更多的能量!

 

 
 

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