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讓一天不止24小時(shí)的20種方法
時(shí)間：2016-12-20 作者：劉楠楠
現(xiàn)代管理大師彼德。德魯克有這樣一句名言：“時(shí)間是最高貴而有限的資源，不能管理時(shí)間，便什么都不能管理。”英國(guó)博物學(xué)家赫胥黎說(shuō)得更形象：“時(shí)間是最不偏私的，給任何人都是24小時(shí)，同時(shí)時(shí)間是最偏私的，給任何人都不是24小時(shí)。” 當(dāng)代成功人士的一個(gè)共同的特點(diǎn)就是，他們都是時(shí)間管理的高手。
我們無(wú)法使時(shí)間停留、倒流，但我們可以控制時(shí)間的“流向”，這就是通過(guò)有效的時(shí)間管理，讓時(shí)光流向有意義的地方。
從第一代的時(shí)間管理理論“著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時(shí)間與精力”，發(fā)展到了現(xiàn)在，第四代時(shí)間管理理論已從整個(gè)個(gè)人管理的角度來(lái)看待時(shí)間管理問(wèn)題，而個(gè)人管理的實(shí)質(zhì)就是生命管理。因此，在正式介紹時(shí)間管理的具體方法之前，我們先同大家一起做個(gè)游戲，來(lái)加深你對(duì)這個(gè)觀點(diǎn)的理解，這將有助于你提高對(duì)時(shí)間管理的重要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)。
這是引自中國(guó)臺(tái)灣地區(qū)的一個(gè)十分經(jīng)典的培訓(xùn)游戲，只有你親自去做，才能夠有更加深刻的體會(huì)。
培訓(xùn)游戲的引入：
假如現(xiàn)在你個(gè)人的生命處于0~100歲之間，接下來(lái)我們來(lái)玩一個(gè)游戲。
請(qǐng)準(zhǔn)備一張長(zhǎng)條紙用筆將它劃成10份（中間部分剛好每?jī)闪幸环荽砩械?0年， 分別寫上10、20等，最左邊的空余部分寫上“生”字，最右邊的空余部分寫上“死”字）。
下面我給大家出幾個(gè)問(wèn)題，請(qǐng)大家按我提的要求去做：
第一個(gè)問(wèn)題：請(qǐng)問(wèn)你現(xiàn)在幾歲？（把相應(yīng)的部分從前面撕掉）
過(guò)去的生命是再也回不來(lái)了！請(qǐng)撕徹底撕干凈！
第二個(gè)問(wèn)題：請(qǐng)問(wèn)你想活到幾歲？（如果不想活到100歲的話就從后面把那部分撕掉）
第三個(gè)問(wèn)題：請(qǐng)問(wèn)你想幾歲退休？（請(qǐng)把相應(yīng)的退休以后的部分從后面撕下來(lái)，不用撕碎，放在桌子上）
就剩這么長(zhǎng)了，這是你可以用來(lái)工作的時(shí)間。
第四個(gè)問(wèn)題：請(qǐng)問(wèn)一天24小時(shí)你會(huì)如何分配？
一般人通常是(下一頁(yè))
睡覺(jué)8小時(shí)（有人還不止呢?。┱剂?/3.吃飯、休息、聊天、摸魚、看電視、游玩等又占了1/3.其實(shí)真正可以工作有生產(chǎn)力約8小時(shí)，只剩1/3.
所以請(qǐng)將剩下來(lái)的折成三等份。并把2/3撕下來(lái)，并放在桌子上。
第五個(gè)問(wèn)題：比比看。
請(qǐng)用左手拿起剩下的1/3，用右手把退休那一段和剛才撕下的2/3加在一起，并請(qǐng)思考一下您要用左手的1/3工作賺錢，提供自己另外2/3的吃喝玩樂(lè)及退休后的生活。
第六個(gè)問(wèn)題：想一想。
你要賺多少錢、存多少錢才能養(yǎng)活自己上述的日子，這還不包括給父母、子女、配偶的哦！
第七個(gè)問(wèn)題：請(qǐng)問(wèn)你現(xiàn)在有何感想？
第八個(gè)問(wèn)題：請(qǐng)問(wèn)你會(huì)如何看待你的未來(lái)？
這個(gè)游戲，你按要求做完了嗎？你有什么感想？上海的一次高級(jí)營(yíng)銷培訓(xùn)課堂上，一位50多歲重新開始創(chuàng)業(yè)的老太太做完這個(gè)游戲，當(dāng)場(chǎng)就“哇”的一聲大哭了起來(lái)！
你珍惜生命嗎？你想在有生之年有所作為嗎？生命是由分分秒秒的時(shí)間所組成，時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)就是生命管理。拿起一只筆和幾張紙隨我一起開始吧。
進(jìn)行時(shí)間管理的五個(gè)步驟：
一、列清單（越詳細(xì)越具體越好，近期或者下周前后要辦的所有事情。）
1 、2 、3 、4…… 按條列出至少14 條（不夠就湊夠，如果每天兩件事都沒(méi)有，那你的時(shí)間都跑哪里去了？）
與你的“生涯規(guī)劃第一步”的內(nèi)容相比較，看看清單里有哪些與里面的內(nèi)容相關(guān)？（有關(guān)的在事件序號(hào)前面標(biāo)注A；沒(méi)有有關(guān)的現(xiàn)在就補(bǔ)充幾條，并在前面標(biāo)上N，要真實(shí)。所有這些標(biāo)注的符號(hào)都是為了讓你自己更深入的了解你過(guò)去的時(shí)間管理的優(yōu)點(diǎn)和不足。）
二、排順序
1.本周核心事務(wù)：從上面的清單里選出你認(rèn)為應(yīng)該是本周最重要的三件事（以內(nèi)）
如何衡量？就是等下周結(jié)束以后，別人問(wèn)你過(guò)去的一周都做了哪些事情，你馬上能高興的說(shuō)出三件來(lái)。（看看清單上覺(jué)得還沒(méi)有稱得上衡(下一頁(yè))
量標(biāo)準(zhǔn)里面的事情，那就加上。沒(méi)有有關(guān)的現(xiàn)在就補(bǔ)充幾條，并在前面標(biāo)上H，要真實(shí)）。
2.將清單上的事件按緊急程度排序（在后面標(biāo)上1、2、3……）。
3.將清單上的事件按重要程度排序（在最后面標(biāo)上1、2、3……）。
三、理論掌握：時(shí)間管理四分圖
若把你每天睡眠以外的時(shí)間用以下的4種性質(zhì)分開，每種占多大的百分比？
1.重要而急
很多人每天的生活都在極度忙碌之中，每件事都是重要而急的。若這欄長(zhǎng)期地占全部時(shí)間的50%或以上，我們的生理和心理健康都會(huì)受到不良影響，與別人的關(guān)系和人生其他的重要方面都會(huì)因此而變壞。
2.重要而不急
經(jīng)常告訴自己應(yīng)該去做（或多做），而總是沒(méi)有實(shí)行的事情便入此欄。這欄亦往往是真正把自己人生推進(jìn)往上的事情，例如足夠睡眠、與家人旅行、學(xué)習(xí)、運(yùn)動(dòng)、研究工作等。這欄亦是最容易被忽略的一欄。
3.不重要而急
這欄的事情是為別人而做的，例如接聽(tīng)手機(jī)、約好去一些無(wú)關(guān)緊要的約會(huì)等。若這欄的事情太多，我們會(huì)埋怨自己太被人擺布了，或者處于被動(dòng)和無(wú)奈的狀況下。
4.不重要亦不急
這欄的事情，在人生中常常是可有可無(wú)的事。但是如果一件這樣的事長(zhǎng)期在心里涌出，它可能是重要的事而未曾被自己注意。
沒(méi)有“正確”的比例，一般來(lái)說(shuō)：
1 欄最好低于50%
2 欄最好維持在20%或以上
3 欄應(yīng)慢慢地減低
4 欄亦應(yīng)該降低
1欄事情往往不能馬上被減少。最好的做法是把從3及4欄省下的時(shí)間用在2欄事情上。慢慢地，1欄的比例便會(huì)漸漸降低。
偏重各類事務(wù)的結(jié)果：
偏重第一類事務(wù)的結(jié)果：壓力、精疲力竭、危機(jī)處理、忙于收拾殘局。
表中，第一類事務(wù)既急迫又重要，人生在世，無(wú)法避免。危機(jī)處理專家或有截稿壓力的文字工作者，更是經(jīng)常與之為伍。如果只專注(下一頁(yè))
于這類活動(dòng)，終有被問(wèn)題淹沒(méi)的一天。他們惟一的逃避之道，便是做些無(wú)關(guān)緊要的活動(dòng)（第4類），至于急迫而不重要或重要而不緊迫的事便被拋諸腦后。
偏重第三類事務(wù)的結(jié)果：短視近利、危機(jī)處理、被視為巧言令色、輕視目標(biāo)與計(jì)劃、缺乏自制力、怪罪他人、人際關(guān)系浮泛甚至破裂。
也有人把大部分時(shí)間，浪費(fèi)在急迫但不重要（第三類）的事務(wù)上，誤以為越急迫就越重要。其實(shí)，急迫之事往往對(duì)別人而非對(duì)自己很重要。
偏重第三、四類事務(wù)的結(jié)果：全無(wú)責(zé)任感、工作不保、依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生。
只重視第三、四類事務(wù)的人，擁有的并非有意義、負(fù)責(zé)任的人生。懂得舍棄這兩類無(wú)關(guān)緊要之事，對(duì)第一類要?jiǎng)?wù)也盡量節(jié)制，以投注更多時(shí)間于重要但眼前尚不急迫之事（第二類），才是個(gè)人管理之論。
偏重第二類事務(wù)的結(jié)果：有遠(yuǎn)見(jiàn)、有理想、平衡、守紀(jì)律、自制、少有危機(jī)。
第二類事務(wù)包括建立人際關(guān)系、撰寫使命宣言、規(guī)劃長(zhǎng)期目標(biāo)、防患于未然等等。人人都知道這些事很重要，卻因尚未迫在眉睫，反而避重就輕。
相反地，真正有效率的人，是急所當(dāng)急、不輕易放過(guò)機(jī)會(huì)并防患于未然的。盡管也會(huì)有燃眉之急，但總設(shè)法降至最低。
因此我們?cè)谶M(jìn)行時(shí)間安排時(shí)，應(yīng)權(quán)衡各種事情的優(yōu)先順序，要學(xué)會(huì)“彈鋼琴”。對(duì)工作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠(yuǎn)處于被動(dòng)之中。
四、列日程表
將目前清單上的事往下表里面排（假如是6月7日至13日這一周）
?。ㄓ袥](méi)有暫時(shí)做不了，或現(xiàn)在覺(jué)得沒(méi)必要做的項(xiàng)目？有的話在前面分別標(biāo)上“？”“X”）
五、提煉
提煉出1~3句話（或詞）作為指導(dǎo)思想寫在最醒目的地方——這幾句話是你下周或最近最需要的，或最想改善的。如：挑戰(zhàn)自我，發(fā)揮潛能。
請(qǐng)注意：
一定要將這個(gè)日程表貼在墻上，或放在手邊；
要經(jīng)常能看見(jiàn)，在每天開始的時(shí)候和不知道自己該做什么的時(shí)候看一看；
在每晚進(jìn)行反?。?/div>
根據(jù)情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整；
連續(xù)觀察和總結(jié)幾周你所做的日程表及實(shí)施結(jié)果，從中摸索出一套適合自己的、簡(jiǎn)單有效的時(shí)間管理和日程安排方法。
讓一天不止24小時(shí)
下面總結(jié)了20個(gè)節(jié)省時(shí)間的具體方法，請(qǐng)根據(jù)你的需要選用它們：
1.對(duì)目標(biāo)、任務(wù)、會(huì)議等事件分別按優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排序；
2.從優(yōu)先級(jí)最高的事物著手；
3.和拖延做斗爭(zhēng)，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做；
4.把大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易的部分；
5.為自己創(chuàng)造一小時(shí)的寧?kù)o，哪怕這需要很強(qiáng)的意志力，或者有時(shí)不起作用；
6.找到一個(gè)隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室；
7.當(dāng)你有重要的事情要處理時(shí)，學(xué)會(huì)對(duì)別人說(shuō)“不”；
8.學(xué)會(huì)委派別人做事；
9.歸納相似的事情，把它們放在一起處理；
10.減少例行事務(wù)：它們不值得花費(fèi)過(guò)多時(shí)間。縮短低價(jià)值的事件。拋開沒(méi)有價(jià)值的信件和文書工作
。委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級(jí)很低的任務(wù)；
11.避免完美主義。記住80/20 定律；
12.避免做出過(guò)多許諾。對(duì)你在有限時(shí)間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實(shí)態(tài)度；
13.不要把時(shí)間表排得滿滿的，為自己留下一定機(jī)動(dòng)時(shí)間應(yīng)付突發(fā)事件；
14. 設(shè)置時(shí)間限制。例如，做某些決定時(shí)，不應(yīng)超過(guò)3 分鐘；
15.聚精會(huì)神地做手頭的事情；
16.處理重要事情時(shí)，使用大塊的時(shí)間；
17.迅速處理困難的事情，等待和拖延不會(huì)使它們變?nèi)菀祝?/div>
18.文書工作爭(zhēng)取只處理一次；
19.在行動(dòng)以前，徹底地思索整件工作；
20.第一次就做好。 |
