會議復(fù)盤工具

    時間：2022-05-27

 復(fù)盤工具1：

這個復(fù)盤法有4個步驟

即Goal（目標回顧）、Result（結(jié)果陳述）、Analysis（過程分析）、Insight（歸類總結(jié)），

被稱為“GRAI復(fù)盤法”。

具體來說，可以按照這個順序來展開：

① 回顧目標：當初的目的或期望是什么

② 評估結(jié)果：和原定目標相比有哪些亮點和不足

③ 分析原因：事情成功和失敗的根本原因，包括主觀和客觀兩方面

④ 總結(jié)規(guī)律：通過以上的分析找到事物更有效、更符合本質(zhì)規(guī)律的做法，比如需要實施哪些新舉措，需要繼續(xù)哪些措施等。

復(fù)盤工具2：

3W工作復(fù)盤會，主要使用ZOOM分組研討+石墨文檔在線編輯的方式。

在會議開始前，我們要做足夠的會前準備：

 

一、What：回顧目標，明晰成果。

操作要點：1.回顧任務(wù)總目標；2.回顧目標的達成情況

注意事項：請項目負責人提前準備關(guān)于目標的數(shù)據(jù)信息，以及目標達成的數(shù)據(jù)情況、并現(xiàn)場發(fā)布。

示例：課程開發(fā)指標分析

目標1：通過內(nèi)部分工，于x日之前完成x門課程開發(fā)（PPT、大綱）-90%

目標2：完成x門課程錄制并在x月底之前全部上線（每周三門）-60%

目標3：通過x平臺，在x月x日之前完成銷售課程x份，持續(xù)影響客戶-30%

目標4：線下訂單數(shù)量在x月x日之前達到x個，涉及金額x萬-30%

二、So What：反思總結(jié)

【從好的部分來看】

操作步驟：

1.針對達成的目標，做得好的有哪些？可以總結(jié)哪些經(jīng)驗？

2.利用在線工具先發(fā)散出好的部分，通過分享去重，形成共識的部分；

3.分小組討論從好的部分中總結(jié)提煉的經(jīng)驗有哪些？

應(yīng)用要點：

1.好的部分來自數(shù)據(jù)中標準綠的部分，要有的放矢、不能漫談；

2.經(jīng)驗總結(jié)部分要有具體動作，可以復(fù)制，重復(fù)使用。

【從需要改善的部分來看】

操作步驟：

1.針對沒有達成的目標，需要改善的問題是什么？可以總結(jié)出哪些教訓(xùn)？

2.利用在線工具針對紅燈部分提煉關(guān)鍵問題，最好1-2個；

3.利用ZOOM分組工具分小組探析更深層次的原因有哪些？小組分享，形成待改善的關(guān)鍵問題；

4.根據(jù)時間和目標決定是否要抓取教訓(xùn)

應(yīng)用要點：

1.關(guān)鍵問題不用太多，如果太多要分階段做；

2.問題的根因要小組之間互相質(zhì)詢。

三、Now What：行動改進

操作要點：

1.接下來的改進行動是什么？哪些是需要堅持做的，哪些是需要增加的，哪些是需要停止做的？

2.將好的經(jīng)驗和教訓(xùn)讓大家看到，分小組探討堅持、增加、刪除的有哪些？

3.白板輪換，讓小組互相優(yōu)化和質(zhì)疑，確保達成共識。

注意事項：

1.要多回顧前面的內(nèi)容，讓小組基于前面討論的內(nèi)容聚焦行動；

2.白班輪換的指令要清晰明確。

相比較快速總結(jié)會和項目復(fù)盤研討會而言，3W工作復(fù)盤更加適合事件和小型項目，不會過于簡單，也不會過于復(fù)雜。

 

而在在線工作復(fù)盤會中，我們?nèi)匀灰⒁猓?/span>

1.環(huán)環(huán)緊扣，基于數(shù)據(jù)部分提煉經(jīng)驗和教訓(xùn)，不要太發(fā)散，引導(dǎo)師要經(jīng)常提醒；

2.在線時間有限的情況下需要提前準備數(shù)據(jù)，讓大家共同看見；

3.有些問題達不成一致的時候要暫懸，休息下再決定怎么處理。

 復(fù)盤工具3：

OKR復(fù)盤會的三大關(guān)鍵：
第一、對齊認知 —— OKR復(fù)盤會的「第一性原則」
這個會議不以「效率」為第一目標，而是以「對齊認知」（Everyone on the same page）為第一目標。因為平時交流不夠充分，所以要創(chuàng)造環(huán)境，留足時間，讓大家交流。開會的過程有點像燉湯，小火慢燉，到一定時候，食物的味道會自然揮發(fā)出來，大家之間無間交流的感覺也會逐步體現(xiàn)。
第二、統(tǒng)一站位 —— 對齊認知的前提
支撐「對齊認知」有一個基礎(chǔ)，即要讓所有參會者都能站在「集體」的位置考慮全局利益，而不是自己的角度考慮局部利益。我們稱之為「統(tǒng)一站位」。舉個例子，公司高管平日都有兩頂帽子，一個叫部門主管，另一個叫企業(yè)經(jīng)營者。來參加這個會議時，就要能切換到企業(yè)經(jīng)營者角度。這是「對齊認知」的前提。
第三、閉關(guān)開會 —— 升華復(fù)盤會氛圍的必要條件
日常開會時，大家不可避免的要看手機，操作電腦，出去接聽電話，這些對于OKR復(fù)盤會的氛圍都是極大傷害。其實OKR復(fù)盤會看得好不好，有一個潛在的關(guān)鍵點就是看會議氛圍：大家是否進入一種坦誠相待的狀態(tài)。而如果一個會議總是被干擾，被中斷，是無法進入這種狀態(tài)的。所以O(shè)KR復(fù)盤會最好在閉關(guān)情況下進行，比如找周末的下午進行。
OKR復(fù)盤的基本流程
復(fù)盤的系統(tǒng)很簡單，包含兩大類問題共6個問題。
第一、當季度OKR設(shè)定和執(zhí)行情況
包含：
當季度OKR目標設(shè)定是否OK？
當季度OKR執(zhí)行是否到位？
季度OKR執(zhí)行過程中，有什么地方好，有什么地方不好？
怎樣采取措施，固化經(jīng)驗，防止問題再次發(fā)生。
第二、對比年度OKR和季度OKR
季度OKR的進展是否有效支撐了年度OKR的達成？
年度OKR是否需要作出調(diào)整？
在具體復(fù)盤的時候，有如下注意事項：
一定要確保合適的人參會 —— 哪些是合適的人？對季度OKR負有責任的人，除此之外，哪怕是相關(guān)，但沒有責任，都不適合參加OKR復(fù)盤會，對會議正常進行有很大干擾。
一定要做會前充分溝通 —— 讓關(guān)鍵的與會者理解OKR復(fù)盤會的價值，給大家提前布置作業(yè)，就是讓大家提前寫下自己對上述問題的答案。
會議主持必須到位 —— 嚴格執(zhí)行會議紀律（比如準時開會，無手機，無電腦原則），讓所有參會者針對上述問題，一一回答。注意，是每一個問題，大家輪流談一圈，再開始下一個問題。會議主持人不要直接參與討論，他的主要職責是用各種方式維護會議秩序，確保大家在正確的討論方向上。如果個別人影響會議進展，比如不遵守發(fā)言規(guī)則，要及時公開指出并糾正。此時必須體現(xiàn)出權(quán)威性，否則就無法維持會議的儀式感。
復(fù)盤的收獲
第一、對齊所有人認知
前面說過OKR復(fù)盤會的第一性原則是以「對齊認知」為首要目標，為何這樣講？因為復(fù)盤看的是「結(jié)果」，好的結(jié)果來自于「正確的目標設(shè)定」和「執(zhí)行到位」。而無論執(zhí)行還是目標設(shè)定，其效果都取決于「共識」，即大家對于企業(yè)的外部環(huán)境與挑戰(zhàn)，企業(yè)內(nèi)的組織和資源，關(guān)鍵崗位的人員與職責，主攻方向和打法等方面是否有共同的認知？如果這些方面缺少共識，其實大家無法認同一個目標，自然也不會有好的執(zhí)行。
OKR復(fù)盤會有兩個基盤，分別是季度OKR的設(shè)定和季度OKR的執(zhí)行結(jié)果，這兩個都是客觀現(xiàn)實，通過觀察客觀現(xiàn)實，并且如實回答上述OKR復(fù)盤的問題，就能充分挖掘出大家內(nèi)心的想法，這些想法拼起來，就是一個完整的世界。比如通過復(fù)盤，我們能看到每一個團隊的管理能力，包含設(shè)定目標的水準和使命必達的文化都能顯現(xiàn)在燈光下，360度無死角。大家很容易對這個團隊管理水平達成共識，也能發(fā)現(xiàn)改進的機會點。
第二、發(fā)現(xiàn)「房間里的大象」
「房間里的大象」指的是那種大家平時都能意識到，也知道很重要，但是卻總是在躲避的事情或者人。這體現(xiàn)出深層次的矛盾，一種大家共同不愿意面對的深層次矛盾。OKR復(fù)盤會通過挖掘每個人內(nèi)心的想法，同時讓大家在無壓力的情況下說出來，引起共鳴，從而把「房間里的大象」找到，呈現(xiàn)在桌子上。
其實具體到每個人的工作和生活，都有「房間里的大象」若隱若現(xiàn)，但出于逃避心理，我們一般都會視而不見，選擇與之和平共處，直到有一天忍無可忍。但是對一個組織而言，如果等到忍無可忍的時候再去面對「房間里的大象」，損失就太大了。
OKR復(fù)盤會不僅談目標設(shè)定和完成情況，也談深層次的矛盾，也談那些讓我們糾結(jié)的人。通過坦誠面對這些問題，我們能有勇氣面對「房間里的大象」。
第三、找到「自評和自我批評」的切入點
以前想在組織內(nèi)推行「批評與自我批評」，但是一直沒有找到合適的切入點，因為很多人并沒有做過「務(wù)虛」，也不知道這種「務(wù)虛」的價值。但是通過OKR復(fù)盤會，發(fā)現(xiàn)切入點。
我們需要參會的每個人說出自己內(nèi)心的答案，這里有一個前提，需要大家都能站在組織的層面，而不是自己團隊的層面，這一點非常關(guān)鍵。如果大家此時還坐在各自部門的角度，就無法繼續(xù)進行。請大家分別講出自己擔心，彼此之間坦誠相待。只要會議主持人能維持會議氛圍，大家會自然進入「批評與自我批評」的狀態(tài)，因為討論是圍繞「事」展開，而且會議要求「人人平等」，每個人都需要坦誠?？梢哉f，這是做OKR復(fù)盤之后一個意外的收獲 —— 通過「OKR復(fù)盤」這種務(wù)實，來達到「批評與自我批評」這種務(wù)虛的目的。
OKR 復(fù)盤的整個過程中，很重要的一個主線是“問責”，問責的目的不是“獎懲”，而是要建立一個有承擔的團隊，從高層到基層，不斷的反省和承認錯誤，通過試錯來學(xué)習(xí)和成長，從而應(yīng)對復(fù)雜的現(xiàn)實。
復(fù)盤的另外一個核心任務(wù)是關(guān)注承諾型 OKR 的達成，這個是組織和團隊中很容易忽略的一點。在 OKR 的實施過程中，組織和團隊必須協(xié)調(diào)資源力保承諾型 OKR 的完成。理論上來說，承諾型 OKR 一般都是組織中事關(guān)生死的事情，其聚焦當下，解決的是溫飽；挑戰(zhàn)型 OKR 一般是面向未來，關(guān)注于發(fā)展和增長創(chuàng)新，奔向小康的。
如果一個團隊的承諾型 OKR 沒有完成，團隊領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該快速進行團隊盤點，認真協(xié)助團隊發(fā)現(xiàn)問題及改進。如果承諾型 OKR 的完成總是出現(xiàn)問題，團隊可能要進行調(diào)整，需要對團隊目標、團隊優(yōu)先級、團隊資源、團隊技能等進行深度挖掘，找到力保承諾型 OKR 完成的措施。
通過個人、團隊、組織不同層級的復(fù)盤，不斷使得公司進入認知和學(xué)習(xí)的正向循環(huán)中，不斷在核心業(yè)務(wù)上完成挑戰(zhàn)和突破，從而帶來組織的高速增長。這個在“系統(tǒng)思考”中稱為“增強回路”，也就是大家俗稱的“增長飛輪”，這個在亞馬遜身上有著非常明顯的體現(xiàn)。我們說的“指數(shù)型增長”和“10X 倍速增長”，都是指這個。