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如何做業(yè)務流程分析
    時間:2022-06-02


企業(yè)的管理要面向流程化管理的方向,指的是整體全局的最優(yōu)而不是單個的環(huán)節(jié)或作業(yè)任務最優(yōu)。流程的管理就是建立控制程序,工作規(guī)則,加強過程管理,保證每個人發(fā)揮工作潛能與責任心,取得好的工作結果。
(一)流程的分類
企業(yè)的業(yè)務流程是一個企業(yè)進行生產(chǎn)和提供服務的生命線。業(yè)務流程的合理直接關系到企業(yè)的管理是否順暢,企業(yè)的效率高低,與企業(yè)的贏利能力,按過程管理要求,業(yè)務流程分為以下幾類。
1. 核心流程:是企業(yè)業(yè)務操作的核心,直接涉及到企業(yè)服務對象是價值鍵中的主要活動。
2. 支持流程:為企業(yè)核心流程提供服務和支持的活動,常常為內(nèi)部客戶服務。
3. 網(wǎng)絡流程:超出內(nèi)部組織邊界的流程,如供應商、顧客、合作伙伴等。
4. 管理流程:是企業(yè)的計劃、組織、資源管理等一系列活動。它為企業(yè)核心流程提供一個良好組織運行環(huán)境。
因此,對企業(yè)流程的分析,首先重點關注企業(yè)內(nèi)在的核心因素;其次,控制組織間的業(yè)務流程;第三優(yōu)化上重視與組織的改進和組織變革相結合。
(二)業(yè)務流程分析的步驟
業(yè)務流程分析是業(yè)務流程調(diào)整與優(yōu)化的前提工作。通過對業(yè)務流程各項活動的分析,經(jīng)過清理、簡化、整合和自動化,改進流程,減少無價值的活動,調(diào)整核心增值活動,從而使企業(yè)的效率提升,效率增加。業(yè)務流程分析一般從以下幾個方面進行:
1. 戰(zhàn)略目標的研討,厘清、確定。企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略是制定業(yè)務流程的方向,只有獲得明確的企業(yè)戰(zhàn)略目標,才能制定符合戰(zhàn)略要求的流程。
2. 現(xiàn)狀的分析。就是對涉及宏觀的形勢分析,行業(yè)趨勢分析與預測,企業(yè)內(nèi)部分析來獲得主要資源和信息。
3. 編制現(xiàn)狀分析報告。就是對獲得的相關信息和資源進行分析、研究,并與企業(yè)相關人員座談、溝通形成企業(yè)現(xiàn)狀分析報告。
4. 提出改進與優(yōu)化方案。針對企業(yè)流程存在的問題,不合理的方面提出改進與優(yōu)化方案,以及方案的實施計劃,措施。
5. 培訓實施。通過驗證的方案還需要對相關人員進行培訓,以便方案能夠全面落實。
6. 實施反饋。對方案的實施過程進行管理,及時反饋、改善,以使流程達到更優(yōu)化。
(三)業(yè)務流程的優(yōu)化與調(diào)整
企業(yè)業(yè)務流程的優(yōu)化與調(diào)整就是對原有的業(yè)務流程缺失的方面,不合理的方面進行重新設計及安排企業(yè)整個生產(chǎn)、服務和經(jīng)營過程使之合理化、標準化、制度化。它不是把原來的流程全部打散重來,而是在原有業(yè)務流程上進行整合,延伸和方式的轉變。它包括以下幾個方面:
1. 原有業(yè)務流程本身的調(diào)整
通過對企業(yè)經(jīng)營過程中全方位,每個環(huán)節(jié)的調(diào)整、研究和分析對缺失的環(huán)節(jié)進行補充,對不必要的環(huán)節(jié)進行刪除,對不合理的環(huán)節(jié)進行變革。
1.1 對現(xiàn)有的流程進行全面的功能與效率分析,發(fā)現(xiàn)存在的問題。
(1)尋找現(xiàn)有流程中增加管理成本的主要原因,分析現(xiàn)存業(yè)務流程的功能,制約因素以及表現(xiàn)的關鍵問題。
(2)根據(jù)市場、技術變化特點對照企業(yè)的現(xiàn)實情況,分清向題的輕重緩急,尋找流程再造的切入口。
(3)根據(jù)行業(yè)發(fā)展趨勢,及客戶對產(chǎn)品服務的需求變化,對業(yè)務流程中的關鍵節(jié)點的重要性重新定位與排序。
1.2 新的業(yè)務流程改進方案制定。在設計新的流程時,要對流程進行簡化和優(yōu)化。一是要將業(yè)務性質(zhì)相似的多項業(yè)務合并。二是按業(yè)務流程的規(guī)律對流程的各個步驟進行自然排序。三是壓縮管理層級。四是同一種工作流程允許有若干種進行方式。五是工作不應限制界限。六是減少事后的控制、調(diào)整工作,變?yōu)槭虑肮芾?。七是改串行工程為并行工程?br /> 1.3 制定以流程改進為核心的業(yè)務流程重組方案。
1.4 持續(xù)改善。業(yè)務流程的重組,必然會打破現(xiàn)有的利益格局,遇到的阻力可以想象而知。因此除了取得上層的支持,還必須精心組織,廣泛征求意見,必要時取得工會與工會代表的支持,在企業(yè)內(nèi)達成廣泛的共識,才能保證業(yè)務流程重組的順利進行。
2. 流程的延伸
流程的特點是在于它的完整性。企業(yè)的流程既要關注內(nèi)部客戶(處于流程后端的崗位即是前端崗位的客戶),也要將流程延伸到企業(yè)外部客戶(供應商、銷售商、顧客)。企業(yè)可以從利益相關方(員工、客戶、供應商、顧客等)得到有價值的信息,從而形成利益共同體。
3. 流程實現(xiàn)方式的轉變。
流程方式轉變也就是流程信息化。因此流程優(yōu)化時應充分利用信息技術,實現(xiàn)信息共享,加快流程速度,提高流程的準確性,提高工作效率。如很多企業(yè)推行的MRP。

小貼士:
流程的方式轉變是從集權命令鏈到去中心化。集權命令鏈是組織頂層到基層的職權線路,導致管理效率低下,影響信息的高速處理,去中心化的最終目標是個體的自我決策,以及個體與個體間的協(xié)同共建,從而成為組織扁平化的推動力量。小米科技即是這方面的典型。 

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