走上管理崗，一定要學(xué)會安排工作
導(dǎo)語：自己做得好的事情，交給別人卻往往做不好，這是為什么？

走上管理崗位，意味著從一名執(zhí)行者轉(zhuǎn)變?yōu)橐幻邉澱吆徒M織者。這其中最重要的一項能力便是“安排工作”。安排工作不僅僅是分配任務(wù)，更是激發(fā)團隊潛能、確保目標(biāo)達(dá)成的關(guān)鍵。然而，在實際工作中，不少管理者卻陷入了安排工作的誤區(qū)，導(dǎo)致團隊效率低下，員工士氣低落。要避免這些問題，就必須掌握安排工作的正確方法，讓員工干勁十足。

一、安排工作常見的三個誤區(qū)
安排工作并非簡單的任務(wù)分配，很多管理者在不經(jīng)意間就會陷入誤區(qū)，導(dǎo)致工作難以有效推進。以下是三個最常見的誤區(qū)：
1、誤區(qū)一：模糊指派，責(zé)任不清
“三個和尚沒水吃”的故事，形象地描繪了責(zé)任不清導(dǎo)致的尷尬局面。在工作中，如果管理者只是籠統(tǒng)地分配任務(wù)，沒有明確責(zé)任主體，那么員工之間就容易出現(xiàn)推諉和懈怠的情況。比如，一個項目需要多個部門協(xié)作，如果管理者沒有明確每個部門的具體職責(zé)，那么當(dāng)項目出現(xiàn)問題時，各部門就會互相指責(zé)，導(dǎo)致問題無法得到及時解決。
2、誤區(qū)二：無期限等待，消磨激情
沒有截止日期的任務(wù)，就像是一場沒有終點的馬拉松，會讓員工感到疲憊和迷茫。在實際工作中，如果管理者沒有為任務(wù)設(shè)定合理的截止時間，那么員工就會缺乏緊迫感和積極性，導(dǎo)致工作效率低下。
比如，一個市場調(diào)研任務(wù)，如果管理者只是說要“盡快完成”，而沒有給出具體的截止日期，那么員工可能會拖延很久才完成，甚至可能因為其他事情的干擾而徹底忘記這個任務(wù)。
3、誤區(qū)三：標(biāo)準(zhǔn)缺失，質(zhì)量難保
“沒有標(biāo)準(zhǔn)，就沒有質(zhì)量。”——菲利普
執(zhí)行工作中“差不多就行”的心態(tài)，往往會導(dǎo)致“差很多”的結(jié)果。
缺乏明確的工作標(biāo)準(zhǔn)，員工就容易陷入隨意應(yīng)付的泥潭，最終導(dǎo)致整體績效的下滑。沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，就無法準(zhǔn)確評價工作成果，也無法保證工作質(zhì)量。

二、安排工作6步驟，讓員工干勁十足
要避免上述誤區(qū)，實現(xiàn)團隊的高效運作，管理者需要掌握以下六個步驟來安排工作。
1、責(zé)任到人，精準(zhǔn)定位
彼得·德魯克曾說：“責(zé)任分散等于沒有責(zé)任。”
因此管理者在安排工作的時候要注意，每一項任務(wù)都應(yīng)該明確具體的責(zé)任人，杜絕推諉扯皮，確保責(zé)任無死角、任務(wù)不落空。
在安排工作時，可以使用以下句式來明確責(zé)任：
“這項任務(wù)由你負(fù)責(zé)，你有信心完成嗎？”
“我需要你擔(dān)任這個項目的負(fù)責(zé)人，你能勝任嗎？”
通過這樣的提問和確認(rèn)，可以確保責(zé)任人對自己的任務(wù)有清晰的認(rèn)識，并激發(fā)他們的責(zé)任心和歸屬感。
2、限時完成，激發(fā)潛能
為任務(wù)設(shè)定明確的截止時間，可以激發(fā)員工的緊迫感和潛能。
在安排工作時，要明確告知員工任務(wù)的完成時間，并強調(diào)時間的重要性。
可以使用以下句式來設(shè)定時間：
“這項任務(wù)需要在XX時間之前完成，這是我們的deadline，請大家務(wù)必按時完成。”
實際工作方法：使用時間管理工具，如甘特圖或時間線，來可視化任務(wù)的進度和時間節(jié)點，幫助員工更好地管理時間。
3、明確標(biāo)準(zhǔn)，拒絕含糊
在安排工作時，要詳細(xì)說明工作的標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)期結(jié)果。這可以幫助員工清楚地了解他們需要達(dá)到什么樣的水平，并減少執(zhí)行過程中的偏差。
可以使用以下句式來明確標(biāo)準(zhǔn)：
“這項任務(wù)需要達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn)：……（詳細(xì)列出標(biāo)準(zhǔn)）。”
“我希望你能按照這個模板來完成報告，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。”
實際工作方法：制定詳細(xì)的工作說明書或任務(wù)清單，列出具體的標(biāo)準(zhǔn)、步驟和驗收要求，確保員工對工作有清晰的認(rèn)識。
4、任務(wù)確認(rèn)，確保無誤
布置任務(wù)后，務(wù)必進行任務(wù)確認(rèn)。讓員工復(fù)述任務(wù)，不僅檢驗了他們的理解程度，也加深了彼此間的溝通與信任。確保任務(wù)無誤，減少執(zhí)行偏差。
可以使用以下句式來進行任務(wù)確認(rèn)：
“請你復(fù)述一下我剛才布置的任務(wù)內(nèi)容和要求。”
“你覺得這個任務(wù)的關(guān)鍵點是什么？有哪些需要注意的地方？”
5、跟進監(jiān)督，及時糾偏
管理不是放手不管，而是持續(xù)的關(guān)注與引導(dǎo)。通過跟進監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并糾正執(zhí)行過程中的問題，確保任務(wù)順利推進。
可以使用以下句式來進行跟進監(jiān)督：
“這個項目的進展如何？有沒有遇到什么問題？”
“我覺得你在這個方面可以做得更好，我給你一些建議……”
實用方法：
定期檢查進度：設(shè)立檢查點，定期與員工溝通任務(wù)進展。
主動詢問困難：關(guān)心員工在執(zhí)行任務(wù)中遇到的難題，提供必要的支持。
及時調(diào)整計劃：根據(jù)實際情況，靈活調(diào)整任務(wù)計劃，確保目標(biāo)達(dá)成。
6、驗收考核，激勵前行
任務(wù)完成后，按既定標(biāo)準(zhǔn)進行驗收考核，及時反饋結(jié)果。
對優(yōu)秀員工給予表彰與獎勵，樹立榜樣；對不足之處提出改進意見，促進成長。讓每一次努力都得到應(yīng)有的回報，激發(fā)員工持續(xù)前行的動力。
可以使用以下句式來進行驗收考核：
“你在這項任務(wù)中表現(xiàn)出色，達(dá)到了我們的預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，這是你的獎勵和肯定。對于一些可以改進的地方，我也有一些建議。”

寫在最后：
優(yōu)秀的管理者不是指揮家，而是激發(fā)者。讓員工在明確的目標(biāo)、緊迫的時間、清晰的標(biāo)準(zhǔn)下工作，他們就能創(chuàng)造出令人驚嘆的業(yè)績。