通過對收集、整理的崗位信息的分析與總結(jié)，整理出每個(gè)崗位的分析報(bào)告，在此基礎(chǔ)上按照統(tǒng)一格式，使用規(guī)范的語言，明確崗位職責(zé)，任務(wù)權(quán)限及任職者基本條件，形成職務(wù)說明書初稿。
    一、崗位分析報(bào)告
    它是通過對某個(gè)崗位的確定分析的目的，制定分析的計(jì)劃以及分析采用的調(diào)查方法來獲取崗位信息，并對信息進(jìn)行分析、確認(rèn)，形成職務(wù)說明書的一系列過程的總結(jié)，以下是以“人力資源專員”崗位為例的崗位分析報(bào)告。
人力資源專員崗位分析報(bào)告書
    （一）、崗位分析的目的：通過對人力資源專員職務(wù)分析達(dá)成以下目的。
    1. 為人力資源規(guī)劃提供信息。
    2. 為招聘錄用提供明確標(biāo)準(zhǔn)。
    3. 為培訓(xùn)開發(fā)提供明確依據(jù)。
    4. 為實(shí)現(xiàn)組織職能奠定基礎(chǔ)。
    （二）、崗位分析人員：，
    （三）、分析對象：人力資源專員
    （四）、崗位分析計(jì)劃安排
    1. 年月日至年月日，對涉及該崗位文件、資料收集，確認(rèn)階段。
    2. 年月日至年月日，崗位調(diào)查階段。
    3. 年月日至年月日，崗位信息整理，形成報(bào)告階段。
    4. 年月日至年月日，形成職務(wù)說明書階段。
    5. 年月日至年月日，運(yùn)行試用，定稿階段。
    （五）、選擇崗位調(diào)查的方法
    1. 采用問卷調(diào)查法對人力資源專員職務(wù)的每項(xiàng)工作、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)利、工作負(fù)荷、任職條件等有一個(gè)全面了解。
    2. 采用訪談法對問卷方法已經(jīng)了解的與未能了解的問題進(jìn)行確認(rèn)與補(bǔ)充。
    3. 對人事的關(guān)鍵事件進(jìn)行訪談，進(jìn)一步完善崗位信息。
    （六）、分析、收集、綜合 所獲得的信息資料
    1. 崗位名稱分析：人力資源專員也叫人事專員，是處理人務(wù)資源管理事務(wù)的初級(jí)職務(wù)。
    2. 工作概述分析：參與公司的人力資源規(guī)劃，完成人力資源管理中的各項(xiàng)事務(wù)，保證公司人力資源供給、保留以及人力資源高效利用。
    3. 工作規(guī)范分析
    （1）工作任務(wù)，工作責(zé)任與占用時(shí)間分析。
    （2）工作關(guān)系分析：
    上級(jí)崗位名稱：人力資源部經(jīng)理
    本部門名稱：人力資源部
    有無兼職：無
    下級(jí)崗位名稱：人事助理
    所轄人員：2人
    內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系：公司各部門
    外部協(xié)調(diào)關(guān)系：人力資源局、社會(huì)保障局、公積金管理中心、工會(huì)、各大招聘機(jī)構(gòu)與網(wǎng)站、高等院校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等。

    職位等級(jí)：六級(jí)
    （3）工作權(quán)力分析：
    對人力需求計(jì)劃的建議權(quán)
    對公司編制各類制度的審查權(quán)
    對員工手冊及相關(guān)人事制度的解釋權(quán)
    對員工考核數(shù)據(jù)和事項(xiàng)的監(jiān)督核實(shí)權(quán)
    對員工投訴的調(diào)查核實(shí)權(quán)
    對下屬的考核權(quán)
    對本部門預(yù)算費(fèi)用使用權(quán)
    4. 工作環(huán)境分析：
    工作場所：辦公室安裝空調(diào)，基本無危險(xiǎn)性，無職業(yè)病。
    使用工具設(shè)備：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話機(jī)等。
    工作時(shí)間特征：正常工作時(shí)間、偶爾加班。
    所需記錄文檔：勞動(dòng)法規(guī)、公司文件、通知、簡報(bào)、匯報(bào)、工作總結(jié)、會(huì)議記錄等。
    5. 任職資格分析

    （1）年齡：25-38歲
    （2）性別：不限
    （3）學(xué)歷：大專以上學(xué)歷，人力資源、企業(yè)管理、中文、行政類相關(guān)專業(yè)。
    （4）資格證書：助理人力資源管理師以上資格證書或相關(guān)資格證書。
    （5）經(jīng)驗(yàn)要求：2年以上人力資源基礎(chǔ)工作經(jīng)驗(yàn)，制造性企業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。
    （6）基本要求：
    熟悉國家與地方人力資源勞動(dòng)關(guān)系管理、工會(huì)政策、法律法規(guī)。
    通曉人力資源管理知識(shí)、掌握有關(guān)人力資源管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，具有行政管理知識(shí)。
    熟練掌握培訓(xùn)技術(shù)專業(yè)知識(shí)及各種培訓(xùn)方法，有講師經(jīng)歷。
    熟練使用各類辦公軟件，具有網(wǎng)絡(luò)基本知識(shí)，ERP操作技能。
    具有一定的分析判斷能力、決策能力、計(jì)劃與執(zhí)行能力、人際溝通能力、談判能力、學(xué)習(xí)力、寫作能力與語言表達(dá)能力，具有四級(jí)英語水平。性格開朗活潑又不失穩(wěn)重，積極主動(dòng)樂觀向上，具親和力，責(zé)任心、原則性強(qiáng)，有耐心，保密意識(shí)強(qiáng)。
    （七）、分析結(jié)果：形成職務(wù)說明書
    崗位分析的直接成果就是形成職務(wù)說明書，通過一系列崗位分析活動(dòng)，充分了解分析后，開始職務(wù)說明書的草擬。形成對企業(yè)具有法規(guī)效果的正式文本，它是企業(yè)中各項(xiàng)人力資源管理的依據(jù)，完整的職務(wù)說明書內(nèi)容應(yīng)包括職務(wù)概況、職務(wù)說明，任職資格等方面。如崗位名稱、職等職級(jí)、所屬部門、編寫日期、編制、上下級(jí)關(guān)系，崗位存在的目的、職務(wù)概要、工作任務(wù)、工作職責(zé)的定義，職務(wù)的目標(biāo)、該崗位使用的設(shè)備人員、工作條件與環(huán)境內(nèi)容、勝任工作需要的教育水平經(jīng)驗(yàn)、培訓(xùn)、性別、身體條件、能力、知識(shí)、個(gè)性等要求。
    二、職務(wù)說明書的應(yīng)用與反饋
    職務(wù)說明書雖然是取自于崗位與崗位任職者，但是畢竟是由崗位分析人員編制的，實(shí)際的應(yīng)用者還是從事崗位工作的員工。因此，使用前應(yīng)對職務(wù)說明書進(jìn)行培訓(xùn)，使崗位工作者充分了解職務(wù)說明書的意義和內(nèi)容，及各部分的含義，以及如何使用說明書。
    職務(wù)說明書使用過程中，由于企業(yè)環(huán)境的變化，技術(shù)的進(jìn)步，創(chuàng)新能力的增強(qiáng)，直接影響企業(yè)崗位存在，崗位任務(wù)與職責(zé)的變化。所在企業(yè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)反饋，適時(shí)調(diào)整職務(wù)說明書。同時(shí)企業(yè)也應(yīng)定期盤點(diǎn)，檢查職務(wù)說明書是否適合實(shí)際工作需要，在使用過程中不斷修正與調(diào)整。
小貼士:
    職務(wù)說明書的修訂周期一般為一年，但也不是一成不變的。如果企業(yè)處于穩(wěn)定發(fā)展期，則只需進(jìn)行一年一度的年審后進(jìn)行修訂；如果企業(yè)處于初創(chuàng)期或轉(zhuǎn)型期，因外部變化節(jié)奏加快，建議每半年進(jìn)行一次審查，修訂為宜。