崗位說明書，實質(zhì)上是所有人力資源管理工作的起點，雖然許多HR對它的定義耳熟能詳，但真正編寫規(guī)范的企業(yè)并不太多。

       雖然崗位說明書在國內(nèi)應(yīng)用已有十幾年，但實際上，除了一些管理意識超前的企業(yè)，建立了成套的崗位說明書體系，并且應(yīng)用于人才管理的各個領(lǐng)域，大多數(shù)中小型企業(yè)在崗位說明書的編寫方面仍存在諸多問題，而且一般只應(yīng)用于招聘領(lǐng)域，甚至有些小企業(yè)在招聘時都是復(fù)制招聘網(wǎng)站上其他貌似同崗位的說明書來用。千篇一律的崗位說明書，如何吸引符合你真實需要的人才呢？

       崗位說明書，又稱為職務(wù)說明書或職位說明書，是對崗位工作的性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、環(huán)境、處理方法以及對崗位工作人員的資格條件的要求所做的總體的描述和確定，也是明確企業(yè)期望員工做些什么、員工應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。它是通過工作分析過程，用規(guī)范的文件形式對組織內(nèi)各類崗位的工作性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)限、工作內(nèi)容和方法、工作條件、崗位名稱、職種職級以及該崗位任職人員的資格條件、考核項目等做出統(tǒng)一的規(guī)定。

崗位說明書構(gòu)成“六要素”

       一份崗位說明書主要包括崗位名稱、崗位職責(zé)、任職條件、崗位所要求的技能，工作對個性的要求也可以寫在崗位說明書中。崗位說明書應(yīng)該包括以下主要內(nèi)容：

1、崗位基本信息：包括崗位名稱、崗位工作編號、崗位級別、上級崗位、同級崗位、下屬崗位、匯報關(guān)系、直屬主管、所屬部門、工資等級、工資標(biāo)準(zhǔn)、所轄人數(shù)、工作性質(zhì)、工作地點、崗位分析日期、崗位分析人等。

2、崗位工作概述：簡要說明崗位工作的內(nèi)容，并逐項說明崗位工作活動的內(nèi)容，以及各活動內(nèi)容所占時間百分比，活動內(nèi)容的權(quán)限；執(zhí)行的依據(jù)等。能用一句話概括崗位的工作內(nèi)容最好，無須詳述。

3、崗位工作責(zé)任：這是主要列項，包括直接工作責(zé)任與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，要逐項列出任職者工作職責(zé)，還要確認(rèn)其職權(quán)，做到權(quán)責(zé)對等。一般來說，盡可能的使用簡潔詞句，說明工作中的主要內(nèi)容，建議內(nèi)容不超過10條為宜。

4、崗位任職資格：即從事該項崗位工作所必須具備的基本資格條件。比如年齡、學(xué)歷、職稱、工作經(jīng)驗、工作能力，這是一般的要求，還有個性特點、體力要求以及其他方面的要求。

5、工作輪換與晉升通道：明確員工可以輪換的工作及員工未來的職業(yè)發(fā)展通道，能夠促進員工自己進行技能的學(xué)習(xí)或制定自己的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，有利于員工及公司的進一步發(fā)展。

6、明確內(nèi)外部溝通關(guān)系：包括企業(yè)內(nèi)部上、下級溝通協(xié)作關(guān)系，還要明確外部客戶或外部機關(guān)的關(guān)系。

崗位說明書應(yīng)用“五功能”

編寫崗位說明書，可便于員工理解崗位所要求的能力、工作職責(zé)、衡量的標(biāo)準(zhǔn)，讓員工有一個可遵循的原則，也便于上級對員工進行考核。一句話，崗位說明書就是工作衡量標(biāo)準(zhǔn)，就是工作指導(dǎo)書。

崗位說明書主要有以下作用或用途：

1、便于人員管理。便于員工理解崗位所要求的能力、工作職責(zé)、衡量的標(biāo)準(zhǔn)，讓員工有一個可遵循的原則。一線的主管、上級領(lǐng)導(dǎo)都可以明確知道每一個崗位的工作內(nèi)容、職責(zé)、管理權(quán)限、崗位的組成人員等，便于管理、指揮和協(xié)調(diào)，員工也可以明確自己的工作內(nèi)容與職責(zé)、要求等。

2、招聘員工的依據(jù)。比如要招一個部門主管，首先就要了解這個崗位需具備哪些條件，要寫一個招聘申請表，由人力資源部來依此標(biāo)準(zhǔn)進行面試、工作安排等，這些崗位的要求都可以參照崗位說明書來做。

3、績效考核的基礎(chǔ)。崗位說明書使績效考核有章可循，同時，也是績效指標(biāo)提取的依據(jù)。而且在勞動合同里明確列明其崗位職責(zé)，有利于規(guī)避后期可能的因員工不勝任的辭退風(fēng)險。

4、人才培養(yǎng)的參考。在人才培養(yǎng)與開發(fā)的規(guī)劃中，可以了解該崗位需要哪方面的提升培訓(xùn)。此外，它還是建立勝任力素質(zhì)模型的基礎(chǔ)。

5、人力資源規(guī)劃的基石。在崗位說明書中的一項重要的內(nèi)容就是員工的晉升通道。人力資源經(jīng)理和一線經(jīng)理在進行交流的時候，或在做人力資源規(guī)劃的時候，也要用到崗位說明書。

崗位說明書編寫“八注意”

1、崗位說明書一般由人力資源部門來統(tǒng)一協(xié)調(diào)編寫、修訂、歸檔管理。由人力資源部統(tǒng)一協(xié)調(diào)各部門進行編寫，隨時根據(jù)各崗位的變動與需求的變化而進行調(diào)整，人力資源部安排時間、人員進行修訂、審批、頒布實施與歸檔管理。

2、在編寫過程中一定要遵循一個原則：咨詢?nèi)藛T主導(dǎo)、人力資源部推進、各部門主管協(xié)調(diào)、員工參與。保持參與人員的多樣性和層次感，避免純粹的由咨詢?nèi)藛T編寫或人力資源部撰寫崗位說明書的現(xiàn)象出現(xiàn)；也不要只是一線經(jīng)理、主管參與，各部門各崗位的員工都有一定的比例組成，這樣既讓員工有了參與感，易于接受，同時也能盡量避免出現(xiàn)遺漏或工作之中的協(xié)調(diào)困難。

3、編寫前，由人力資源部發(fā)出標(biāo)準(zhǔn)崗位說明書表格或者內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)格式。表格化是為了讓大家一目了然，易于查看、操作和調(diào)整。盡量不要純粹的使用word形式，分不清組成與主次。

4、做好撰寫前的培訓(xùn)工作。除了咨詢?nèi)藛T做好培訓(xùn)課件、培訓(xùn)安排外，還要做好崗位說明書填寫人員的篩選、培訓(xùn)、指導(dǎo)工作。要明確由誰來填寫崗位說明書，一般的部門主管和崗位的直接管理者擔(dān)任撰寫的主要工作。針對這一點，要確定做好所需培訓(xùn)人員的挑選，除了相關(guān)管理人員外，還要有一些關(guān)鍵崗位的員工參加。

5、在編制中，文字簡潔明了，通俗易懂；內(nèi)容要越具體越好，避免形式化、書面化。所要填寫的內(nèi)容不要過于復(fù)雜，更不能去咬文嚼字，否則員工看不懂，只能成為擺設(shè)。

6、崗位說明書最好是根據(jù)企業(yè)的具體情況進行制定，要分清企業(yè)類型。商業(yè)企業(yè)和生產(chǎn)型企業(yè)的崗位說明書有很大的區(qū)別；而且，崗位說明書的基本格式，也要因不同的情況而異。

7、崗位說明書描述的對象是工作本身，而與從事這項工作的人無關(guān)。切忌把某一個員工的特點上升為一個崗位的說明書，畢竟再優(yōu)秀的員工也只是一個個例，不是標(biāo)準(zhǔn)。

8、崗位說明書不是一蹴而就的事，也不是一勞永逸的工作。一份合格的、完整的崗位說明書，要不斷地進行修訂與完善。至少在咨詢階段要經(jīng)過幾次反復(fù)修改才能最終成型。項目結(jié)束后，人力資源部門還要根據(jù)企業(yè)的不同發(fā)展階段，工作側(cè)重點發(fā)生的變化，工作內(nèi)容會有所調(diào)整，職責(zé)、職權(quán)、職業(yè)通道等都會隨之有一定的改變。當(dāng)企業(yè)組織系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)常出現(xiàn)崗位增加、撤消的情況，更常見的情形便是崗位的某項工作職責(zé)和內(nèi)容的變動，甚至于每一次工作信息的變動，都應(yīng)該要求及時記錄在案，并迅速反映到崗位說明書的調(diào)整之中。在碰到崗位說明書要加以調(diào)整的情況時，一般由崗位所在部門的負責(zé)人，向人力資源部提出申請，并填寫標(biāo)準(zhǔn)的崗位說明書修改表，由人力資源部門進行信息收集，并對崗位說明書做出相應(yīng)的修改。

       關(guān)于崗位說明書的修訂可以是定期的或不定期的。隨著公司規(guī)模的不斷擴大，根據(jù)需要對崗位說明書進行適當(dāng)?shù)男拚脱a充，以便與公司的實際發(fā)展?fàn)顩r保持同步。

       只有企業(yè)HR充分明晰了崗位說明書的定義、構(gòu)成和其重要應(yīng)用價值，才能給予其充分的重視，投入更多的人力、物力、財力來做好一份完善的崗位說明書體系。同時在編寫過程中遵循一定原則和流程，才能達到事半功倍的效果。