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崗位分析中組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化與創(chuàng)新
時(shí)間:2022-06-16
隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)全球化的步伐的加快,現(xiàn)在的市場(chǎng)、環(huán)境、人才、資源者發(fā)生了巨大的變化,組織結(jié)構(gòu)必須適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的需要。組織設(shè)計(jì)的超越或嚴(yán)重滯后于現(xiàn)實(shí),都是組織設(shè)計(jì)的失敗,因此企業(yè)就需不斷優(yōu)化組織結(jié)構(gòu),并勇于創(chuàng)新、調(diào)整功能、創(chuàng)造利潤(rùn)。
一、組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化
1. 組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與優(yōu)化的原則
什么樣的組織是科學(xué)的、合理的?組織結(jié)構(gòu)是否與戰(zhàn)略與目標(biāo)相匹配?我們?cè)诮M織設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)遵循以下原則:
1.1 謹(jǐn)慎的原則。組織設(shè)計(jì)是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要工作,是牽一發(fā)而動(dòng)全身的大事,任何操之過(guò)急的做法都要支付昂貴的學(xué)費(fèi)。因此企業(yè)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整必須因應(yīng)產(chǎn)品、技術(shù)、業(yè)務(wù)變化謹(jǐn)慎調(diào)整,避免不斷變化,業(yè)務(wù)失去重心,核心人才流失帶來(lái)組織陣痛。
1.2 分析的原則。任何組織優(yōu)化都要建立在企業(yè)對(duì)內(nèi)外部資源、環(huán)境和對(duì)未來(lái)趨勢(shì)的科學(xué)預(yù)測(cè)和把握的基礎(chǔ)之上。不明的行業(yè)發(fā)展趨勢(shì),自己的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì),未來(lái)企業(yè)的目標(biāo)不明確以及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手策略進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)調(diào)整都是臨時(shí)的,無(wú)的放矢。
1.3 專(zhuān)業(yè)的原則。組織設(shè)計(jì)是一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)的技術(shù),需要專(zhuān)業(yè)的知識(shí)與技能,清楚的知道不同組織類(lèi)型的優(yōu)勢(shì),給企業(yè)帶來(lái)的影響。
1.4 流程原則。組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)必須根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)備目標(biāo)按工作性質(zhì)來(lái)劃分職能類(lèi)別,通過(guò)組織設(shè)計(jì)與優(yōu)化使人流、物流、資金流、信息流、管理流充分契合。
1.5 集中原則。任何企業(yè)的發(fā)展都有明確的戰(zhàn)略方向。一旦企業(yè)確立了戰(zhàn)略與目標(biāo),組織結(jié)構(gòu)就要突出重點(diǎn),保證重點(diǎn),集中資源,維持企業(yè)的核心技能和關(guān)鍵技術(shù)的發(fā)展,從而保證企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
2. 如何優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)
2.1 確定組織的核心戰(zhàn)略、核心業(yè)務(wù),定位組織核心功能。
2.2 明確企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的管理職能、責(zé)任、任務(wù)與標(biāo)準(zhǔn)。
2.3 清晰、明確的規(guī)范企業(yè)內(nèi)部組織的分工,協(xié)作關(guān)系與工作權(quán)限。
2.4 實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程(制造流程、管理流程、服務(wù)流程、財(cái)務(wù)流程、信息流程等)制度化。
2.5 用關(guān)鍵指標(biāo)來(lái)衡量組織的價(jià)值創(chuàng)造。
二、流程分析
企業(yè)的管理要面向流程化管理的方向,指的是整體全局的最優(yōu)而不是單個(gè)的環(huán)節(jié)或作業(yè)任務(wù)最優(yōu)。流程的管理就是建立控制程序,工作規(guī)則,加強(qiáng)過(guò)程管理,保證每個(gè)人發(fā)揮工作潛能與責(zé)任心,取得好的工作結(jié)果。
(一)流程的分類(lèi)
企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是一個(gè)企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)和提供服務(wù)的生命線(xiàn)。業(yè)務(wù)流程的合理直接關(guān)系到企業(yè)的管理是否順暢,企業(yè)的效率高低,與企業(yè)的贏利能力,按過(guò)程管理要求,業(yè)務(wù)流程分為以下幾類(lèi)。
1. 核心流程:是企業(yè)業(yè)務(wù)操作的核心,直接涉及到企業(yè)服務(wù)對(duì)象是價(jià)值鍵中的主要活動(dòng)。
2. 支持流程:為企業(yè)核心流程提供服務(wù)和支持的活動(dòng),常常為內(nèi)部客戶(hù)服務(wù)。
3. 網(wǎng)絡(luò)流程:超出內(nèi)部組織邊界的流程,如供應(yīng)商、顧客、合作伙伴等。
4. 管理流程:是企業(yè)的計(jì)劃、組織、資源管理等一系列活動(dòng)。它為企業(yè)核心流程提供一個(gè)良好組織運(yùn)行環(huán)境。
因此,對(duì)企業(yè)流程的分析,首先重點(diǎn)關(guān)注企業(yè)內(nèi)在的核心因素;其次,控制組織間的業(yè)務(wù)流程;第三優(yōu)化上重視與組織的改進(jìn)和組織變革相結(jié)合。
(二)業(yè)務(wù)流程分析的步驟
業(yè)務(wù)流程分析是業(yè)務(wù)流程調(diào)整與優(yōu)化的前提工作。通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)流程各項(xiàng)活動(dòng)的分析,經(jīng)過(guò)清理、簡(jiǎn)化、整合和自動(dòng)化,改進(jìn)流程,減少無(wú)價(jià)值的活動(dòng),調(diào)整核心增值活動(dòng),從而使企業(yè)的效率提升,效率增加。業(yè)務(wù)流程分析一般從以下幾個(gè)方面進(jìn)行:
1. 戰(zhàn)略目標(biāo)的研討,厘清、確定。企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略是制定業(yè)務(wù)流程的方向,只有獲得明確的企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo),才能制定符合戰(zhàn)略要求的流程。
2. 現(xiàn)狀的分析。就是對(duì)涉及宏觀的形勢(shì)分析,行業(yè)趨勢(shì)分析與預(yù)測(cè),企業(yè)內(nèi)部分析來(lái)獲得主要資源和信息。
3. 編制現(xiàn)狀分析報(bào)告。就是對(duì)獲得的相關(guān)信息和資源進(jìn)行分析、研究,并與企業(yè)相關(guān)人員座談、溝通形成企業(yè)現(xiàn)狀分析報(bào)告。
4. 提出改進(jìn)與優(yōu)化方案。針對(duì)企業(yè)流程存在的問(wèn)題,不合理的方面提出改進(jìn)與優(yōu)化方案,以及方案的實(shí)施計(jì)劃,措施。
5. 培訓(xùn)實(shí)施。通過(guò)驗(yàn)證的方案還需要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),以便方案能夠全面落實(shí)。
6. 實(shí)施反饋。對(duì)方案的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行管理,及時(shí)反饋、改善,以使流程達(dá)到更優(yōu)化。
一、組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化
1. 組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與優(yōu)化的原則
什么樣的組織是科學(xué)的、合理的?組織結(jié)構(gòu)是否與戰(zhàn)略與目標(biāo)相匹配?我們?cè)诮M織設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)遵循以下原則:
1.1 謹(jǐn)慎的原則。組織設(shè)計(jì)是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要工作,是牽一發(fā)而動(dòng)全身的大事,任何操之過(guò)急的做法都要支付昂貴的學(xué)費(fèi)。因此企業(yè)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整必須因應(yīng)產(chǎn)品、技術(shù)、業(yè)務(wù)變化謹(jǐn)慎調(diào)整,避免不斷變化,業(yè)務(wù)失去重心,核心人才流失帶來(lái)組織陣痛。
1.2 分析的原則。任何組織優(yōu)化都要建立在企業(yè)對(duì)內(nèi)外部資源、環(huán)境和對(duì)未來(lái)趨勢(shì)的科學(xué)預(yù)測(cè)和把握的基礎(chǔ)之上。不明的行業(yè)發(fā)展趨勢(shì),自己的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì),未來(lái)企業(yè)的目標(biāo)不明確以及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手策略進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)調(diào)整都是臨時(shí)的,無(wú)的放矢。
1.3 專(zhuān)業(yè)的原則。組織設(shè)計(jì)是一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)的技術(shù),需要專(zhuān)業(yè)的知識(shí)與技能,清楚的知道不同組織類(lèi)型的優(yōu)勢(shì),給企業(yè)帶來(lái)的影響。
1.4 流程原則。組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)必須根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)備目標(biāo)按工作性質(zhì)來(lái)劃分職能類(lèi)別,通過(guò)組織設(shè)計(jì)與優(yōu)化使人流、物流、資金流、信息流、管理流充分契合。
1.5 集中原則。任何企業(yè)的發(fā)展都有明確的戰(zhàn)略方向。一旦企業(yè)確立了戰(zhàn)略與目標(biāo),組織結(jié)構(gòu)就要突出重點(diǎn),保證重點(diǎn),集中資源,維持企業(yè)的核心技能和關(guān)鍵技術(shù)的發(fā)展,從而保證企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
2. 如何優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)
2.1 確定組織的核心戰(zhàn)略、核心業(yè)務(wù),定位組織核心功能。
2.2 明確企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的管理職能、責(zé)任、任務(wù)與標(biāo)準(zhǔn)。
2.3 清晰、明確的規(guī)范企業(yè)內(nèi)部組織的分工,協(xié)作關(guān)系與工作權(quán)限。
2.4 實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程(制造流程、管理流程、服務(wù)流程、財(cái)務(wù)流程、信息流程等)制度化。
2.5 用關(guān)鍵指標(biāo)來(lái)衡量組織的價(jià)值創(chuàng)造。
二、流程分析
企業(yè)的管理要面向流程化管理的方向,指的是整體全局的最優(yōu)而不是單個(gè)的環(huán)節(jié)或作業(yè)任務(wù)最優(yōu)。流程的管理就是建立控制程序,工作規(guī)則,加強(qiáng)過(guò)程管理,保證每個(gè)人發(fā)揮工作潛能與責(zé)任心,取得好的工作結(jié)果。
(一)流程的分類(lèi)
企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是一個(gè)企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)和提供服務(wù)的生命線(xiàn)。業(yè)務(wù)流程的合理直接關(guān)系到企業(yè)的管理是否順暢,企業(yè)的效率高低,與企業(yè)的贏利能力,按過(guò)程管理要求,業(yè)務(wù)流程分為以下幾類(lèi)。
1. 核心流程:是企業(yè)業(yè)務(wù)操作的核心,直接涉及到企業(yè)服務(wù)對(duì)象是價(jià)值鍵中的主要活動(dòng)。
2. 支持流程:為企業(yè)核心流程提供服務(wù)和支持的活動(dòng),常常為內(nèi)部客戶(hù)服務(wù)。
3. 網(wǎng)絡(luò)流程:超出內(nèi)部組織邊界的流程,如供應(yīng)商、顧客、合作伙伴等。
4. 管理流程:是企業(yè)的計(jì)劃、組織、資源管理等一系列活動(dòng)。它為企業(yè)核心流程提供一個(gè)良好組織運(yùn)行環(huán)境。
因此,對(duì)企業(yè)流程的分析,首先重點(diǎn)關(guān)注企業(yè)內(nèi)在的核心因素;其次,控制組織間的業(yè)務(wù)流程;第三優(yōu)化上重視與組織的改進(jìn)和組織變革相結(jié)合。
(二)業(yè)務(wù)流程分析的步驟
業(yè)務(wù)流程分析是業(yè)務(wù)流程調(diào)整與優(yōu)化的前提工作。通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)流程各項(xiàng)活動(dòng)的分析,經(jīng)過(guò)清理、簡(jiǎn)化、整合和自動(dòng)化,改進(jìn)流程,減少無(wú)價(jià)值的活動(dòng),調(diào)整核心增值活動(dòng),從而使企業(yè)的效率提升,效率增加。業(yè)務(wù)流程分析一般從以下幾個(gè)方面進(jìn)行:
1. 戰(zhàn)略目標(biāo)的研討,厘清、確定。企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略是制定業(yè)務(wù)流程的方向,只有獲得明確的企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo),才能制定符合戰(zhàn)略要求的流程。
2. 現(xiàn)狀的分析。就是對(duì)涉及宏觀的形勢(shì)分析,行業(yè)趨勢(shì)分析與預(yù)測(cè),企業(yè)內(nèi)部分析來(lái)獲得主要資源和信息。
3. 編制現(xiàn)狀分析報(bào)告。就是對(duì)獲得的相關(guān)信息和資源進(jìn)行分析、研究,并與企業(yè)相關(guān)人員座談、溝通形成企業(yè)現(xiàn)狀分析報(bào)告。
4. 提出改進(jìn)與優(yōu)化方案。針對(duì)企業(yè)流程存在的問(wèn)題,不合理的方面提出改進(jìn)與優(yōu)化方案,以及方案的實(shí)施計(jì)劃,措施。
5. 培訓(xùn)實(shí)施。通過(guò)驗(yàn)證的方案還需要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),以便方案能夠全面落實(shí)。
6. 實(shí)施反饋。對(duì)方案的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行管理,及時(shí)反饋、改善,以使流程達(dá)到更優(yōu)化。
(三)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與調(diào)整
企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與調(diào)整就是對(duì)原有的業(yè)務(wù)流程缺失的方面,不合理的方面進(jìn)行重新設(shè)計(jì)及安排企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)、服務(wù)和經(jīng)營(yíng)過(guò)程使之合理化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。它不是把原來(lái)的流程全部打散重來(lái),而是在原有業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行整合,延伸和方式的轉(zhuǎn)變。它包括以下幾個(gè)方面:
1. 原有業(yè)務(wù)流程本身的調(diào)整
通過(guò)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中全方位,每個(gè)環(huán)節(jié)的調(diào)整、研究和分析對(duì)缺失的環(huán)節(jié)進(jìn)行補(bǔ)充,對(duì)不必要的環(huán)節(jié)進(jìn)行刪除,對(duì)不合理的環(huán)節(jié)進(jìn)行變革。
1.1 對(duì)現(xiàn)有的流程進(jìn)行全面的功能與效率分析,發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題。
(1)尋找現(xiàn)有流程中增加管理成本的主要原因,分析現(xiàn)存業(yè)務(wù)流程的功能,制約因素以及表現(xiàn)的關(guān)鍵問(wèn)題。
(2)根據(jù)市場(chǎng)、技術(shù)變化特點(diǎn)對(duì)照企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況,分清向題的輕重緩急,尋找流程再造的切入口。
(3)根據(jù)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì),及客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品服務(wù)的需求變化,對(duì)業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的重要性重新定位與排序。
1.2 新的業(yè)務(wù)流程改進(jìn)方案制定。在設(shè)計(jì)新的流程時(shí),要對(duì)流程進(jìn)行簡(jiǎn)化和優(yōu)化。一是要將業(yè)務(wù)性質(zhì)相似的多項(xiàng)業(yè)務(wù)合并。二是按業(yè)務(wù)流程的規(guī)律對(duì)流程的各個(gè)步驟進(jìn)行自然排序。三是壓縮管理層級(jí)。四是同一種工作流程允許有若干種進(jìn)行方式。五是工作不應(yīng)限制界限。六是減少事后的控制、調(diào)整工作,變?yōu)槭虑肮芾?。七是改串行工程為并行工程?br /> 1.3 制定以流程改進(jìn)為核心的業(yè)務(wù)流程重組方案。
1.4 持續(xù)改善。業(yè)務(wù)流程的重組,必然會(huì)打破現(xiàn)有的利益格局,遇到的阻力可以想象而知。因此除了取得上層的支持,還必須精心組織,廣泛征求意見(jiàn),必要時(shí)取得工會(huì)與工會(huì)代表的支持,在企業(yè)內(nèi)達(dá)成廣泛的共識(shí),才能保證業(yè)務(wù)流程重組的順利進(jìn)行。
2. 流程的延伸
流程的特點(diǎn)是在于它的完整性。企業(yè)的流程既要關(guān)注內(nèi)部客戶(hù)(處于流程后端的崗位即是前端崗位的客戶(hù)),也要將流程延伸到企業(yè)外部客戶(hù)(供應(yīng)商、銷(xiāo)售商、顧客)。企業(yè)可以從利益相關(guān)方(員工、客戶(hù)、供應(yīng)商、顧客等)得到有價(jià)值的信息,從而形成利益共同體。
3. 流程實(shí)現(xiàn)方式的轉(zhuǎn)變。
流程方式轉(zhuǎn)變也就是流程信息化。因此流程優(yōu)化時(shí)應(yīng)充分利用信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)信息共享,加快流程速度,提高流程的準(zhǔn)確性,提高工作效率。如很多企業(yè)推行的MRP。
企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與調(diào)整就是對(duì)原有的業(yè)務(wù)流程缺失的方面,不合理的方面進(jìn)行重新設(shè)計(jì)及安排企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)、服務(wù)和經(jīng)營(yíng)過(guò)程使之合理化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。它不是把原來(lái)的流程全部打散重來(lái),而是在原有業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行整合,延伸和方式的轉(zhuǎn)變。它包括以下幾個(gè)方面:
1. 原有業(yè)務(wù)流程本身的調(diào)整
通過(guò)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中全方位,每個(gè)環(huán)節(jié)的調(diào)整、研究和分析對(duì)缺失的環(huán)節(jié)進(jìn)行補(bǔ)充,對(duì)不必要的環(huán)節(jié)進(jìn)行刪除,對(duì)不合理的環(huán)節(jié)進(jìn)行變革。
1.1 對(duì)現(xiàn)有的流程進(jìn)行全面的功能與效率分析,發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題。
(1)尋找現(xiàn)有流程中增加管理成本的主要原因,分析現(xiàn)存業(yè)務(wù)流程的功能,制約因素以及表現(xiàn)的關(guān)鍵問(wèn)題。
(2)根據(jù)市場(chǎng)、技術(shù)變化特點(diǎn)對(duì)照企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況,分清向題的輕重緩急,尋找流程再造的切入口。
(3)根據(jù)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì),及客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品服務(wù)的需求變化,對(duì)業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的重要性重新定位與排序。
1.2 新的業(yè)務(wù)流程改進(jìn)方案制定。在設(shè)計(jì)新的流程時(shí),要對(duì)流程進(jìn)行簡(jiǎn)化和優(yōu)化。一是要將業(yè)務(wù)性質(zhì)相似的多項(xiàng)業(yè)務(wù)合并。二是按業(yè)務(wù)流程的規(guī)律對(duì)流程的各個(gè)步驟進(jìn)行自然排序。三是壓縮管理層級(jí)。四是同一種工作流程允許有若干種進(jìn)行方式。五是工作不應(yīng)限制界限。六是減少事后的控制、調(diào)整工作,變?yōu)槭虑肮芾?。七是改串行工程為并行工程?br /> 1.3 制定以流程改進(jìn)為核心的業(yè)務(wù)流程重組方案。
1.4 持續(xù)改善。業(yè)務(wù)流程的重組,必然會(huì)打破現(xiàn)有的利益格局,遇到的阻力可以想象而知。因此除了取得上層的支持,還必須精心組織,廣泛征求意見(jiàn),必要時(shí)取得工會(huì)與工會(huì)代表的支持,在企業(yè)內(nèi)達(dá)成廣泛的共識(shí),才能保證業(yè)務(wù)流程重組的順利進(jìn)行。
2. 流程的延伸
流程的特點(diǎn)是在于它的完整性。企業(yè)的流程既要關(guān)注內(nèi)部客戶(hù)(處于流程后端的崗位即是前端崗位的客戶(hù)),也要將流程延伸到企業(yè)外部客戶(hù)(供應(yīng)商、銷(xiāo)售商、顧客)。企業(yè)可以從利益相關(guān)方(員工、客戶(hù)、供應(yīng)商、顧客等)得到有價(jià)值的信息,從而形成利益共同體。
3. 流程實(shí)現(xiàn)方式的轉(zhuǎn)變。
流程方式轉(zhuǎn)變也就是流程信息化。因此流程優(yōu)化時(shí)應(yīng)充分利用信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)信息共享,加快流程速度,提高流程的準(zhǔn)確性,提高工作效率。如很多企業(yè)推行的MRP。
小貼士:
流程的方式轉(zhuǎn)變是從集權(quán)命令鏈到去中心化。集權(quán)命令鏈?zhǔn)墙M織頂層到基層的職權(quán)線(xiàn)路,導(dǎo)致管理效率低下,影響信息的高速處理,去中心化的最終目標(biāo)是個(gè)體的自我決策,以及個(gè)體與個(gè)體間的協(xié)同共建,從而成為組織扁平化的推動(dòng)力量。小米科技即是這方面的典型。
流程的方式轉(zhuǎn)變是從集權(quán)命令鏈到去中心化。集權(quán)命令鏈?zhǔn)墙M織頂層到基層的職權(quán)線(xiàn)路,導(dǎo)致管理效率低下,影響信息的高速處理,去中心化的最終目標(biāo)是個(gè)體的自我決策,以及個(gè)體與個(gè)體間的協(xié)同共建,從而成為組織扁平化的推動(dòng)力量。小米科技即是這方面的典型。