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崗位分析的準備階段
    時間:2022-06-16
    崗位分析準備階段是整個崗位分析的前期工作,也是基礎性的工作,準備得充分與否直接關系到崗位分析工作的順利展開。它的主要任務是了解企業(yè)的組織運轉狀況,各組織的職能與職責,建立崗位分析小組,明確崗位分析的目的,確定崗位分析的對象和擬分析的崗位,建立與協(xié)調企業(yè)各級管理人員、崗位任職人員、崗位分析人員的工作聯(lián)系和合作關系。
    一、企業(yè)業(yè)務流程的分析
    把企業(yè)的部門與崗位比做人身體的各個器官的話,那么流程就是連接這些器官的血管。因此企業(yè)的流程是一個企業(yè)進行生產(包括有形的產品和無形產品的生產)和提供服務的生命線,業(yè)務流程的合理與否直接關系到企業(yè)的正常運作,生存和發(fā)展,也與企業(yè)的文化建立和利潤水平息息相關。
    因此,企業(yè)的管理要面向業(yè)務流程,要追求企業(yè)全局的最優(yōu)化,而不是單個環(huán)節(jié)和單個作業(yè)任務最優(yōu),要根據(jù)企業(yè)業(yè)務流程管理和協(xié)調的要求來設立部門或崗位,通過業(yè)務流程中建立控制程序,盡量壓縮管理層次,使管理盡量扁平化,釋放每個人的工作潛能和創(chuàng)造力、合作精神。
    業(yè)務流程分析就是通過對業(yè)務流程各項活動的分析,經過篩選、刪除 簡化、整合、改進流程,減少無價值的活動,調整核心的增值活動,從而提高整個業(yè)務流程效率與效益的一項工作。
    1. 業(yè)務流程的分類
    根據(jù)價值理論,從企業(yè)全局的角度,我們把業(yè)務流程分為以下幾類:
    (1)企業(yè)的核心流程:是指位于企業(yè)價值鏈中最主要的活動。它是基本業(yè)務操作的核心。
    (2)企業(yè)的支持流程:是指位于企業(yè)價值鏈中較次要的活動,它主要就是為企業(yè)內部的核心流程提供服務和支持的活動。
    (3)企業(yè)的網絡流程:是指走出企業(yè)內部組織邊界范圍的流程。包括客戶、供應商、顧客、合伙人等。
    (4)企業(yè)的管理流程:是指為企業(yè)核心流程提供一個良好運行環(huán)境的軟流程,它包括企業(yè)的策略、規(guī)劃、資源管理等活動。
    2. 業(yè)務流程的梳理與優(yōu)化
    (1)業(yè)務流程的梳理
    業(yè)務流程的梳理就是要對流程的現(xiàn)狀進行分析,結合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略,發(fā)現(xiàn)流程中存在的問題和不合理的地方,并提出改善方案和意見。
    ① 與公司的高層對企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展方向進行研討,確定明確的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。
    ② 對企業(yè)流程現(xiàn)狀的信息資料進行收集、分析、研究,并與相關人員溝通后,編制企業(yè)業(yè)務流程現(xiàn)狀分析報告。
    ③ 針對企業(yè)業(yè)務流程現(xiàn)狀分析報告中流程存在的問題,不合理的地方提出意見和改善方案,在對改善方案進行論證其合理性后,組織培訓與實施。
    (2)業(yè)務流程的優(yōu)化
    業(yè)務流程的優(yōu)化就是對原業(yè)務流程不合理的地方進行重新設計,刪除不合理的流程,簡化的繁瑣的無價值的流程,使之整個生產、服務過程合理化。
    ① 對原有業(yè)務流程的調整
    通過對原有流程進行全面的功能和效率分析,發(fā)現(xiàn)其存在的問題:一是尋找現(xiàn)有流程中增加管理成本的主要原因。二是尋找組織結構中不合理的節(jié)點。三是根據(jù)市場、技術變化和企業(yè)現(xiàn)實,找出業(yè)務流程再造的切入點。四是根據(jù)行業(yè)發(fā)展趨勢,客戶要求,對業(yè)務流程關鍵節(jié)點及重要程度重新確認。五是設計新的流程改進方案,并進行評估,包括將現(xiàn)有多項業(yè)務或工作合并;業(yè)務流程的各步驟的重新排序;權力下放,壓縮管理層次;為同一種工作流程設置若干種進行的方式;變更工作場所;減少檢查、控制、調整等管理環(huán)節(jié)。六是制定與業(yè)務流程相配套的組織結構,人力資源配置和業(yè)務規(guī)范等方面的改進規(guī)劃,形成系統(tǒng)的業(yè)務流程重組方案。七是對業(yè)務流程重組進行持續(xù)改善。
    ② 對原有業(yè)務流程的延伸
    一般而言,人們認為流程只針對企業(yè)內部,而對企業(yè)的外部如:供應商、協(xié)作商、客戶、顧客等缺乏流程的管理。而企業(yè)外部的與供應商、協(xié)作商、客戶、顧客的聯(lián)系了是企業(yè)價值鏈中很重要的組成部分,因此,流程再造后,組織框架被打破,企業(yè)的流程就延伸到供應商、客戶、顧客那里,這樣企業(yè)才能在市場需求和材料供給,技術革新等等形成利益共同體。
    ③ 轉變流程實現(xiàn)方式
    隨著信息化的浪潮,也影響著企業(yè)的流程再造。信息技術為流程再造提供了強有力的手段和契機,信息技術與流程再造的有機結合,加快了流程的速度,提高了工作準確度,有利于實現(xiàn)信息共享,提升流程的工作效率。
    二、企業(yè)部門與崗位職能的分析
    對企業(yè)部門與崗位職能的分析,就是通過對部門與崗位職能分析,根據(jù)業(yè)務流程管理與協(xié)調的需要,對部門與崗位進行重新設計與調整,以達到壓縮管理層次,精簡機構,提高效率的目的。
    1. 部門職能的調整
    企業(yè)的管理是面向業(yè)務流程的,根據(jù)業(yè)務流程管理與協(xié)調來設立部門。部門與崗位都是流程的執(zhí)行單位,在我們進行流程的調整與優(yōu)化時,必然涉及到部門與崗位的重新設計與調整。
    (1)職能的統(tǒng)一:同一職能一般只能有一個職能部門去管理,一項職責不能有多個部門去承擔。否則就會出現(xiàn)多頭管理的亂象,造成機構重疊,政出多門。因此必須取消重疊的機構與多條的層次。
    (2)職能的合并:是指將原來分屬于不同部門的職能進行統(tǒng)籌規(guī)劃,合并由一個部門或崗位來承擔。一是在橫向組織方面適當簡化專業(yè)分工,實現(xiàn)結構綜合化,凡是能由一個部門能完成的業(yè)務就不再設立其它部門去執(zhí)行。二是對臨時性的項目小組,在項目完成后需轉化為常規(guī)性職能的就分配到相應的部門中去。
    (3)職能的分解:根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀和社會的發(fā)展,技術的進步,有些綜合性職能原由一個部門來完成的,隨著難度的加大,以及企業(yè)戰(zhàn)略的需要拆分,使原來部門更專注、專業(yè),充分滿足組織目標需求。
    (4)職能的轉化:在傳統(tǒng)的組織中,職能部門一般都是起指導監(jiān)督的作用,然而現(xiàn)代的管理中強調的是以“客戶”為中心的管理思想,每個部門或崗位不僅要起監(jiān)督指導作用,更多的是為“客戶”提供完善優(yōu)質的服務。這里的“客戶”不僅是指企業(yè)的外部“客戶”,也包括企業(yè)內部業(yè)務鏈上的上游部門崗位,橫向部門崗位,下游部門崗位。這種職能轉化既包括具體職能和職責改變,更重要的是觀念、意識轉變。
    (5)職能社會化:隨著企業(yè)的發(fā)展,為了使企業(yè)專注于專業(yè),對一些不熟悉的,需要花費或分有大業(yè)務的部分職能社會化。如“人事外包”。
    2. 崗位合理化檢查
崗位是指在特定的組織體系中,在一定時間內,由一名員工承擔若干項工作任務,并具有一定的職務、責任、權限的最小單位。由于崗位分析的對象是企業(yè)中的每一個具體的崗位,如果崗位設置不合理,或者崗位本身對企業(yè)發(fā)展沒有實際意義,那么對其進行工作分析不僅也無意義,還浪費大量人力、物力、財力、時間。因此在做崗位分析之前,必須首先要檢查現(xiàn)有崗位的合理性。
    (1)判斷每個崗位設置是否合理,應把崗位放在其所在的組織結構系統(tǒng)中去考察,看是否有利于組織的存在和發(fā)展,有利就合理,無利就應取消該崗位。
    (2)看每個崗位在組織結構中的功效是否足夠。一般在崗位設置時是以組織的整體發(fā)展戰(zhàn)備為主線,進行總目標、分目標的層層分解來落實的。
    (3)看組織的崗位數(shù)量是否最優(yōu)化。數(shù)量過多會出現(xiàn)人浮于事,推諉扯皮現(xiàn)象,增加企業(yè)的顯性與隱性成本;人數(shù)太少,又影響企業(yè)生產經營活動的開展。
    (4)看組織中崗位功能等級是否合理。崗位功能等級是由所擔負的職責大小,任務輕重來決定的,功能等級高的崗位,責任就大,任務難度就高,反之則低。
    (5)看組織中崗位的關系是否協(xié)調。一個崗位只能有一個直接上級,否則出現(xiàn)多頭領導,讓崗位任職者無所適從,這樣的崗位就不合理。
    三、明確崗位分析的目的
    崗位分析的目的就是要解決崗位存在什么樣的問題?是職能缺失?職責不清,無考核標準?擬或分配不合理等等。因此,方劍雄根據(jù)崗位分析的目的不同,所要解決的問題列出了一個清單:
    四、崗位分析小組的組成
企業(yè)的崗位分析人員都缺乏專業(yè)素質,所以一般企業(yè)的崗位分析是一項技術性的工作。崗位分析工作由企業(yè)的總經理領導,由人力資源部主管主導,人力資源部門人員擔當崗位分析資料的收集,崗位調查,信息的整理,編制職務說明書等工作,而由外聘顧問師(如有可能)擔任訪談提綱、問卷的設計、崗位分析工作的評估,以及輔導各崗位職務說明書的填寫。 
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