一、崗位分析工作內(nèi)容與工作計劃
    崗位分析是一項系統(tǒng)性的工程，開展工作的時間周期較長，幾乎所有的部門都要協(xié)調(diào)配合工作，所以建立一套詳盡的崗位分析的工作進程與時間計劃，實屬重要。加強整個崗位分析工作的過程控制，才能保證工作有序的、按時的、順利進行。因此方劍雄以人力資源部為牽頭部門，召集部門經(jīng)理，在總經(jīng)理的協(xié)助下，對崗位分析有哪些工作內(nèi)容，每項工作內(nèi)容具體由誰是責任人，哪些人參與協(xié)作，什么時間完成，進行了充分討論，取得了各部門經(jīng)理共識，對整體的崗位分析工作安排。
    二、崗位分析工作計劃制定注意事項
    一份好的工作計劃不僅能使組織達成目標，還能促進合理分工，提高工作效率，節(jié)約成本。因此制訂崗位分析計劃應注意以下幾點：
    1. 崗位分析工作涉及的范圍很廣，需要各個部門主管與崗位任職人員的密切配合才能完成，其時間安排不合理，甚至與他們工作有沖突的話，就很難保證崗位分析如期進行，按時完成，因此必須與部門主管事先溝通，計劃應取得各部門主管支持達成共識。
    2. 崗位計劃出臺后，一定要組織對崗位分析工作內(nèi)容進行說明，特別是應收集的資料、文件、制度、流程等盡可能列出一份詳細的清單，給責任人（組織者）以明確的指導。
    3. 計劃的實施，必須進行過程控制才能落實。因此，需要崗位分析小組組長，切實按計劃去追蹤計劃完成情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，主動幫助解決問題。才能保障計劃順利進行。
    4. 應注意工作質(zhì)量，不能為完成任務而忽視信息收集的完整性、有效性、準確性。當對某些具體任務不明確或標準不清晰時，一定要向崗位分析專家（資深管理者、HR管理者、顧問師）去咨詢，不要資料、信息收集完成了，可是對崗位分析工作的目標與方向南轅北轍。
    三、確定信息收集的范圍和方法
    1. 確定崗位分析信息收集的范圍
崗位分析信息收集的范圍很廣。既包括企業(yè)的外部相關信息，也包括企業(yè)的內(nèi)部相關信息。綜合起來有三大類：一是工作的背景信息，二是與工作相關的信息。三是與崗位任職者相關信息。
    （1）工作的背景信息。包括：企業(yè)愿景、戰(zhàn)略目標、企業(yè)文化特征、企業(yè)長、中、短期規(guī)劃，年度經(jīng)營目標、計劃與預算、企業(yè)的組織結構、業(yè)務流程、管理流程、人力資源管理制度、產(chǎn)品與服務、核心技術、行業(yè)信息、客戶信息、供應商信息、顧客信息、市場信息、以及競爭對手信息等。
    （2）與工作相關的信息。包括崗位設置，崗位在組織中的地位與作用，崗位具體工作內(nèi)容，崗位職責、工作權限、工作負荷、內(nèi)部溝通關系（上下級關系，橫向同部門崗位，同事關系等）外部溝通關系（客戶、供應商、顧客、行業(yè)組織、政府與社會組織等）。工作條件（使用設備、工具，工作環(huán)境，崗位特征，工作地點），其它工作特征（職位對組織貢獻度，過失損害程度，履行職責所承擔的風險，工作的難易程度，工作的獨立性、創(chuàng)新性）。
    （3）與崗位任職者相關的信息。包括任職者的受教育經(jīng)歷（學歷、專業(yè)背景、培訓經(jīng)歷、實習經(jīng)歷），職業(yè)經(jīng)歷，職位相關工作經(jīng)歷。性別、年齡、健康狀況、崗位資格證書，基本技能（語言表達能力，文字書寫能力，電腦水平，軟件使用熟練度，外語水平，工具使用水平等），業(yè)務知識（與崗位有關的必須掌握的專業(yè)知識），管理知識（從事本崗位管理必須的管理知識），個人特質(zhì)（分析判斷能力，邏輯思維能力，統(tǒng)籌策劃能力，執(zhí)行力，創(chuàng)新力，組織能力，領導力，應變能力等）。
    2. 崗位信息收集的方法選擇
崗位分析方法分為定量的方法和定性的方法。定性的方法主要有訪談法、問卷法、觀察法等；定量的方法主要有管理職位分析問卷法，功能性工作分析法等。在進行崗位分析活動時，要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展階段、企業(yè)文化、管理水平、員工素質(zhì)水平等因素，選擇合適的方法，同時要考慮崗位分析的技術水平，崗位分析人員的專業(yè)素質(zhì)，哪種方法成本費用較低。為了獲得全方位的信息，一般企業(yè)會選擇幾種方法來綜合考慮實施。
    （1）觀察法：是崗位分析中獲得工作信息的普通方法之一。觀察法成功的關鍵是對觀察對象的選擇和溝通，它需要有充裕的時間來準備，需要觀察人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)，觀察技巧，適用于大量標準化作業(yè)，工作內(nèi)容簡單明了的重復性的崗位工作。以及文化水平有限，或不善于用口頭與文字來描述他們崗位職責的崗位任職者；不適合從事腦力勞動的崗位和從事的崗位的工作內(nèi)容與活動不規(guī)律的崗位。
觀察法需了解的內(nèi)容是：工作的對象是什么？需要完成什么樣的工作，為什么要完成這項工作；完成此工作需哪些設備和工具，和哪些崗位發(fā)生關系，其溝通的頻率是多少等。
    （2）訪談法：可獲得觀察法無法獲得的信息。通過對基準崗位的任職者，任職者的上司，任職者同事等相關人員進行一對一或者一對多的面對面交談來收集工作信息、數(shù)據(jù)，它可以較深入了解做什么工作，做這些工作的意義與作用，如何來做這些工作，完成工作的標準是多少。它是一種廣泛應用的崗位分析方法，適用于所有的崗位與崗位任職者。
訪談法采用的是面對面的交流方式進行，對崗位分析人員的素質(zhì)要求較高，對問題的理解要透徹，對訪談技巧的把握與運用要恰到好處，既不能使訪問對象緊張，不知所措，也不能憑主觀思維誘導訪談對象，更不能使訪談跑出訪談提綱，使訪談會變成討論會、爭論會。在訪談對象回答問題時，有可能因為自身理解問題或者某些顧慮，很有可能只講好聽的，不講錯失點，只講次要的，不說主要的，只講對自己有利的，不講對自己不利的，只講別的崗位不合諧的，不講其它崗位的優(yōu)點等。因此對訪談對象的回答的準確性、有效性還待驗證，所以訪談法不能單獨使用，一定要與其他方法結合使用，才能使獲得的信息完整、準確、有效。
    （3）問卷調(diào)查法：是崗位分析方法中花費的精力最少，也比較節(jié)省成的方法。它是由崗位分析專家人員（也可以是外部的專家，也可以是企業(yè)內(nèi)部具有崗位分析專業(yè)知識的人員），根據(jù)企業(yè)的崗位情況，事先設計好各種需獲得信息的問題，形成一份完整的問卷，然后通過問卷填寫培訓與輔導，由崗位任職者填寫調(diào)查問卷，來獲取工作信息。問卷調(diào)查法收集信息應注意以下幾點：一是問卷設計內(nèi)容簡明扼要，能反映應收集的崗位信息內(nèi)容。二是對填寫者一定要進行先期培訓與輔導。三是注重對問卷的名稱、問題、答案等等進行標準化編碼，對后期利用計算機統(tǒng)計，分析縮短時間。
問卷調(diào)查法只要問卷設計到位，收集的信息準確，規(guī)范、含義不易混淆，它不與任職者工作時間的相沖突，甚至可以允許崗位任職者帶回家去填寫。但是如果要準確地把問卷填寫，還應具備一定的知識水平和理解能力的，因此，它不適合文化水平較低的崗位任職者。一般都是選擇以問卷調(diào)查為主要崗位分析方法，再輔以訪談法，觀察法等開展調(diào)查工作。
    （4）日志法：是讓崗位任職者把每天的工作任務，活動按要求用記錄表的形式記錄下來，供崗位分析人員了解該崗位工作信息的方法。它主要是收集工作職責，工作內(nèi)容、工作關系、勞動強度等方面的信息。它的可使用范圍較小，只適用于工作循環(huán)周期太短，工作狀態(tài)較穩(wěn)定的崗位和人員。
日志法受崗位任職者的知識水平所限，適用面窄，每做一件事情或完成一件事情就要做記錄，干擾了員工正常工作。如果員工對崗位分析工作不重視或者崗位工作任務本身就比較繁重、繁瑣，就會遺漏許多關鍵的信息。再加之若未經(jīng)培訓或培訓不到位，所記日記內(nèi)容混亂，語句不通，隱藏某些活動或者夸大某些行為，給日志的整理、歸納工作增加非常大的人力、物力。因此它只做為一種補充的崗位分析調(diào)查方法使用。
    （5）關鍵事件法：是指將工作成功或失敗的職務行為或?qū)徫还ぷ髟斐娠@著影響的“關鍵事件”，詳加記錄，收集信息后對其崗位特征和要求進行分析研究的方法。它的主要目的是可以有效識別關鍵的工作任務和重要的工作職責，以及工作業(yè)績的好壞（成功與失敗，盈利與虧損，高效與低能等）。關鍵事件法收集的信息內(nèi)容包括：導致該事發(fā)生的原因與背景；有效的或多余的行為；行為產(chǎn)生的后果；這些后果是否為任職者所控制。它適用于員工較多或者崗位工作內(nèi)容過于復雜的崗位調(diào)查，不適用于崗位工作內(nèi)容簡單，工作任務穩(wěn)定的崗位調(diào)查。應用關鍵事件法收集崗位信息應注意：一是調(diào)查的期限貫穿于整個事件的始終，不能只調(diào)查事件的一個階段；二是不僅要收集對個人與組織產(chǎn)生積極影響的關鍵事件，也要收集對個人與組織產(chǎn)生消極影響的關鍵事件；三是關鍵事件的數(shù)量需足夠說明問題，事件數(shù)目過少不能充分反映崗位的問題。
    通過對各種崗位分析方法的優(yōu)缺點、適用范圍、計劃收集的信息的內(nèi)容的分析，結合本企業(yè)的組織結構、技術因素管理方式，工作特點、業(yè)務流程、方法應用的時間成本和費用成本、崗位分析人員的專業(yè)素質(zhì)等各種因素，方劍雄召開了一個由總經(jīng)理、HR部、各部門經(jīng)理、外聘顧問師參加的討論會，經(jīng)過充分的討論，達成了一致的意見，對公司的崗位分析采用以問卷調(diào)查法為主，訪談法為輔，結合觀察法，關鍵事件法為補充的崗位分析方法，并對實施步驟做了計劃與安排。