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蔣小華：計劃管理的三個關鍵和五個步驟

時間：2021-03-05

一份好的預案有哪些關鍵呢？

1．向老板要資源

對于下屬來說，不要跟老板就目標問題討價還價，要就計劃問題多交流，主動要資源。因為就目標問題討價還價，很可能是一個雙輸?shù)慕Y果，而主動要資源很可能是雙贏的結果。

那么，關鍵問題是，需要什么資源，從哪里獲取資源。這需要自己想好，而不是直接問老板。我相信，這方面討論得越多，結果自然就會越好。

2．360度的討論

計劃不是一個人的事，它涉及多個人、甚至多個部門。因此，要有來自不同人、不同部門的反饋，這樣才能把各種可能性都考慮周全。即進行360度的討論，與所有關聯(lián)人進行事前溝通和推演。

例如，做培訓計劃，絕不是培訓部門的事，更不是某一個人的事，它涉及到參訓部門的培訓需求、培訓時間及培訓對象。我在給企業(yè)培訓時，總有些人不能如期參訓培訓，這怪參訓者嗎？問題往往出在培訓計劃做的不周全，沒有考慮到時間上的沖突問題。

3．投十二分精力

請問：一年之計在于什么時候？春？錯！一年之計在于“冬”；一日之計在于什么？晨？錯！一日之計在于“昨晚”。所有的計劃必須提前做好，且要花大精力——不是投入八分精力，也不是投入十分精力，而是投入十二分精力。

李嘉誠用70%的時間用于做當天的工作，20%的時間用于做明天的準備，10%的時間用于做下周的計劃。根據(jù)我的經(jīng)驗，在不受其它工作影響的情況下，一份年度計劃至少要花半個月時間，一份月度計劃至少3天的時間。

做預案的操作技術

除了以上三個關鍵，還有具體做法呢？

1．基本步驟

具體如下：

1)根據(jù)工作目標，進行相關討論，把各種情況都提出來，并做好記錄；

2)根據(jù)討論的情況，收集有關材料，如人員情況、物料情況、歷史數(shù)據(jù)等，并加以整理；

3)著手起草計劃書，形成執(zhí)行方案；

4)由專人就計劃書、收集的材料和之前討論提出的問題，進行推演，再提出修改意見。

5)完善計劃書或交由領導確認。具體可視情況進行多次討論、多次完善。

2．關注核心要素

核心要素要表述清楚。例如，運用5W2H原則：時間、地點、人物、事項、原由、措施、花費，這些一一弄清楚。具體可見圖文版的表單。

也可以根據(jù)工作性質運用魚骨圖，將人員、設備、物料、環(huán)境、管理等方面，從“大骨頭”到“小骨頭”等相關事項一一羅列清楚。

3．制定備用措施

有位程序員跟我說：代碼越健壯，異常處理機制越完善，那么軟件運行起來才越穩(wěn)定，否則軟件玩一玩就崩潰了。

做計劃要有應對未來的不確定性，要輔以備用計劃。例如，計劃安排年終會議，要考慮到萬一出現(xiàn)某種意外，該怎么辦？在制定計劃的時候，務必寫入所有可能產(chǎn)生的突發(fā)情況，并對每一個突發(fā)情況制定好相應的解決方案。

再比如，你想要通過早飯只吃一個雞蛋，晚飯不吃并且跑步一個小時的方法來進行減肥。那么你應該考慮到：如果班級聚餐怎么辦？如果下雨，跑步怎么辦？如果雞蛋賣完了怎么辦？

如果你腿疼，跑不動怎么辦？......

切莫忽略細節(jié)。以安排年終會議為例，要把參加人員的座次、發(fā)言、茶歇、午餐等細節(jié)列清楚，還要考慮到會場音響、燈光、投影儀，包括可能使用到電源插板和相關數(shù)據(jù)線一一準備好。

4．用圖表列出來

把工作任務與時間、責任人聯(lián)系起來，將復雜的任務數(shù)據(jù)化，可視化。甘特圖是目前用的比較多的一種圖表。具體見圖文版的表格。

當呈現(xiàn)出任務的時間視圖時，所見即所得：項目進度一目了然?？梢灾庇^地知道哪些任務什么時間段要做，目前的進度如何。

總之，一份好的預案是成功的一半。要花大精力，進行360度討論，將各種可能性都考慮周全，并用圖表呈現(xiàn)出來，這件事馬虎不得。

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