對于職務說明書，許多企業(yè)都說愛你不容易，它使很多人沉迷于事務性工作，讓人陷入不知所從的境地，咎其原因是職務說明書淹沒了問題的關鍵點，把主要的問題忽略或掩蓋了起來。下面就職務說明書應用于人才的選拔展開討論。
        一、職務說明書淹沒了“靶心”
        那是一個陽光明媚的上午，政府組織的一場大型的公益招聘會，因是節(jié)后第一場招聘會，招聘企業(yè)與應聘人員也比較多，更為可貴的是政府的組織很到位，給每個企業(yè)安排一個招聘展位，并在每個展位后面隔開了一個小空間供招聘人員選拔，面試用。
        我當時在一家大型的外資企業(yè)主持人力資源部工作，公司規(guī)模近萬人，在廣東中山市擁有自己廠房面積達3000畝。寫字樓有5層，建筑面積近萬平方米。為將招聘會達到效果，公司提前在報紙上發(fā)布了招聘廣告，在市區(qū)各村鎮(zhèn)廣告櫥窗張貼了招聘海報，同時在珠江電視臺也打了招聘文字廣告?？稍谡衅脯F(xiàn)場就發(fā)生了一件這樣有趣的事情。
        當時我正在面試一位電子工程師，已經接近尾聲，這時我的招聘專員遞過來一份簡歷，說是來應聘總經理秘書的，征詢我的意見是否需要繼續(xù)面試，我粗略看了一眼簡歷以及簡歷上的照片，從簡歷上看基本符合崗位要求，照片上的人也顯得年輕活潑，于是我就讓招聘專員先帶進來，在靠角落的位置讓她坐等幾分鐘。
        我繼續(xù)跟應聘電子工程師的應聘者談了公司的文化，工作時間、以及大概的薪酬范圍和到公司面試的時間就結束了談話。
        以下是面試總經理秘書的談話記錄片斷
        問：請問您多大年齡？
        答：簡歷上有（頓了一下），25歲。
        問：您的簡歷上寫的已婚......
        答：（未等問完搶答）現(xiàn)在未婚，我的婚姻半年前就結束了。
        問：那，方便透露為什么離婚嗎？
        答：（很干脆）他不尊重我，平時管得太寬，去哪里都要向他說明，有時還翻看我的手機， 不給看就吵架，就沒法過了。
        ......
        面試完送走這位女士后，我對招聘專員說可以將這位女士從候選人名單中排除了。
        看到招聘專員大惑不解的神情，我問：作為總經理秘書，最為重要的要求是什么？于是他們重復了公司的關于總經理秘書崗位描述的話。正確，但沒有切中要害。
        我的解釋是，總經理秘書的第一要素是：保持中立！他應該有工作上的激情，然而在對事務的判斷和處理上趨于理性。由于中立的要素，在總經理秘書的招聘中除了考慮儀容儀表，個人氣質，學歷與學識要求外，實際上隱含著這一條件：年齡應該偏大（一般應在28歲以上），已為人母，夫妻家庭和睦。這一條件是篩選應聘者的重要因素，至于為什么？大家可以從不同角度去理解、考慮。
        反觀該女士在面試中的表現(xiàn)，就很差強人意。首先在招聘專員搬了個凳子要她稍等一下時，她卻一直站著，并還來回走動；第二，在我與電子工程師介紹公司的工作時間時，又中間打斷插言，說明她不具備基本的禮儀；第三，在問她年齡這個稍敏感話題時，先是回避，說明她有一定城府；第四對婚姻這種人生的大事太過草率。既使她有很高的學歷，211大學的畢業(yè)證書，皎好的容貌與身材，很深的學識，仍逃不了成為不予考慮錄用的理由。所以，這就是選擇。
        實際上，在我們招聘與日常工作過程中，這種模糊的認識是大量出現(xiàn)的，誠然，我們有再完善的制度與體系保障，很多工作還是必須依賴于我們的主觀判斷，而我們需要的是解決的方案，而不是無窮無了的思辯。要盡可能減少主觀，一個高明的管理者就是要善于抓住問題的要害關系。
        事實上，我們制訂的職務說明書，以及職務說明書的關于崗位任職資格的要求，并不能反映問題的要害，往往淹沒了問題的關鍵點，使我們只看到靶面卻找不著靶心。
        二、“冰山下”的勝任要素
        我們選拔員工是要選能勝任崗位工作的員工，而不一定必須是最優(yōu)秀的員工。最優(yōu)秀的員工與勝任的員工的區(qū)別，關鍵在于他們的行為模式是不一樣的，而這種行為模式不僅僅和知識、能力有關系，和意志、品質、個性特質等要素直接相關。
一個人的整個素質狀況就像一座冰山，水上的東西小，水下的東西大，水上顯露的部分是行為、知識、技能、經驗這些直接觀察得到的東西，但水下的東西包括：態(tài)度、角色認知、自我概念、個性、動機等要素是看不見的。要通過測試的方法來了解。
事實上，我們制定的職務說明書通常只提供了水面上的素質，但水面下的部分無法提供。因此，我們在選拔人時第一要考慮的是勝任要素，即考察一個人下意識的行為模式，這是由于長期的態(tài)度和技能訓練所沉淀，累積形成的，不容易偽裝也更接近事實。所以，在選拔人才時別被職務說明書中的水上的素質部份所遮蔽，一偏概全，陷入主觀主義的圈套。
        三、設計勝任特征的選拔
        勝任要素在行為上的表現(xiàn)就是勝任特征。我們在選拔人員的時候，只要定位準確的勝任要素，然后依照這個要素的要求去考察應聘者的行為的符合性就可以了，它一般分為四步：
        1. 定位目標崗位核心勝任要素。
        2. 選擇比較容易測量的典型行為作為測試內容。
        3. 根據(jù)測試內容來測試應聘者的行為與典型行為的偏離程度來決定優(yōu)劣。
        例：設計一個利用細節(jié)觀察來面試客戶服務部經理的方案。首先定位客戶服務的基本任務是讓客戶滿意，它的核心勝任要素可以用一句話來概括：對人的需求和心理狀態(tài)的敏感性。二是一個管理者的基本任務是通過別的服務人員來完成任務。因此管理者的勝任要素也概括一句話：秩序感和角色意識。
        有了這二句話，我們就確立了招聘一名優(yōu)秀客戶主管的核心勝任要素。
        面試的時候，我們設計了一個通過倒水的細節(jié)來觀察候選者的敏感性，角色意識和秩序感的環(huán)節(jié)。道具是一張桌子，桌子上放了一個水杯，我坐在桌子后邊，對面是面試者座位，暖壺放在他坐的位置的側面。開場白之后，我拿起水杯，一飲而盡，把杯子一頓說：今天天氣好熱啊！說完觀察被試者的反應。
        一般有三種反應：
        第一種，被試者看到喝完，馬上站起來說：老師，來我給你倒水。這種人對別人的需求比較敏感。
        第二種，看到我談論天氣，笑呵呵地附合：今天天氣是有點熱，然后瞅著你，等待面試開始。這種人就屬于不敏感。
        第三種，馬上站起來，并不是先去倒水，而是先問一句：老師，要不要我給你倒點水??！這種人首先比較敏感，其次能把握自己的角色，在做事之前先征求主導者意見。
        第一種人，是很出色的服務員，第三種人可以做服務管理崗位。