無論工作多忙，晚上回來多晚，回到家后我都要抽出時間反思一天的行動，將結果記錄在紙上。每到周末，我很少安排外出活動，總是把自己關在房間或者咖啡館里，以半周、周、月、季度、半年乃至全年為周期制訂出行動計劃并且進行反思，這已經成為我生活中的一個組成部分。
那么，如何運轉PDCA循環(huán)呢？
1．計劃（PLAN）
在計劃階段，首先需要確定所要達到的目標。目標不確定，任何事情都無從談起。而且，這一目標必須制訂得盡可能具體，不允許含混不清，例如“早日攀登上較高的山峰”就不對，明確制訂的目標則是“一年之后的今天，站在面前那座山峰的頂端”。因為，目標制訂得越具體，目標與當前所處位置之間的距離就越明確。距離明確了，未來一年中應當付出的努力，應當采取的路徑就會越清晰。
這一步需應用廣為人知的SMART原則：具體性、衡量性、達成性、相關性和時間性。
那么，除了目標制定要明確外，還有哪些要注意呢？
2．實施（DO）
實施階段，重點是要將這一解決方案劃分為眾多個行動措施，并將這些行動措施落實到具體任務，以利于組織實施。分解解決方案的結果是DO（行動措施），分解DO（行動措施）的結果是TODO（具體任務），每分解一次，條目的數量都會有所增加。之所以要將行動措施分為“DO”和“TODO”兩個部分，是因為，如果僅僅停留在“DO”的措施階段，多數情況下很難保證計劃措施的具體落實。
簡單而且容易實施的行動措施（DO），或者緊迫性較高的行動措施（DO）也許能夠得到迅速落實。但是那些費時費力的行動措施（DO），或者緊迫性較低的行動措施（DO），因為看起來難以著手實施，從而極易流于形式。如果把它們強迫分成兩個部分，在實施過程當中系統(tǒng)會經常提醒你——措施已經確定，但仍未具體實施。
因此，具體步驟為：
-
將解決方案轉換為行動措施“DO”
-
將行動措施量化（設定KDI）
-
將行動措施“DO”落實為具體任務“TODO”
-
逐步推進具體任務
3．驗證（CHECK）
實際上，計劃階段制訂的路徑、課題和解決方案，以及實施階段制訂的行動措施與具體任務，都不過是在計劃的基礎之上設立的假說。因為是在“現有信息基礎之上”得到的最佳方案，所以仍然需要在執(zhí)行過程當中定期反復地對它們進行驗證，以確認這一假說的真實性。
在對成果進行驗證時，用客觀的眼光提出一些問題，例如“是否還有更高效的方法？”“難道沒有其他辦法了嗎？”“是否仍存在著潛在的課題？”，以示對自己當初建立起來的假說抱有一絲疑慮，同樣顯得特別重要?？傊?，實施起來充滿信心！驗證起來疑神疑鬼！
-
確認KGI指標的達成率
-
確認KPI指標的達成率
-
確認KDI指標的達成率
-
查明失敗的原因
-
分析成功的經驗
4．調整（ADJUST）
通常第四個階段被稱為“改善”或者“行動”（ACTION）階段，這一階段也可稱為“調整”（ADJUST）階段。這是以開發(fā)精益生產方式而著名的帕斯卡·丹尼斯先生所使用的名稱，被認為更符合PDCA的實際。
根據驗證結果，提出調整方案，并轉入到下一個PDCA循環(huán)。調整方案，歸納起來有以下四大種類：
-
對總體目標的調整
-
對實施計劃的大幅度調整
-
對解決方案以及具體措施的調整
-
不需要調整
PDCA循環(huán)并不難理解，關鍵在于實踐。在實踐當中受到啟發(fā)，立即將其落實到具體任務，并對具體任務進行全天候管理，且隨時驗證，同時迅速進入下一循環(huán)。值得注意的是，要因分析時，防止“主觀臆斷”。
