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Email可以算得上是網(wǎng)絡(luò)交流工具的鼻祖,自從它出現(xiàn)以后,人們再也不用繁瑣的奔波于郵政局投遞信件,它讓交流變得更簡單,不再受時間、地點的各種局限性,即時、高效、便捷讓它成為溝通的首選工具。在職場中,企業(yè)郵件辦公也成為了一大特色,承擔著業(yè)務(wù)往來、人際交流、人事等重大事項通知。千萬別小看企業(yè)郵件的功能,簡單的的幾句溝通中蘊含著耐人尋味的玄機,善用企業(yè)郵件這個法寶,輕松HOLD住職場。
學會清理你的收件箱
一位從事出版的朋友這樣描述自己5.1小長假歸來景象:“上班第一天打開企業(yè)郵箱,赫然發(fā)現(xiàn)郵箱中躺著582封郵件,其中未讀郵件188條。再看看今天的滿檔的日程安排,處理完這些郵件今天就可以不用工作了。企業(yè)郵件確實能讓我們的市場工作得到很大便利,但是每天上萬封塞暴你信箱的時候,你是否考慮過是不是真的得不償失。學會清理你的收件箱,優(yōu)先處理重要郵件,一些不必要的郵件可以當面解決,阻止一些垃圾郵件,讓你的企業(yè)郵箱隨時保持動力。
如何寫一封合格的企業(yè)郵件
職場上很多人對于郵件的格式都一知半解,根據(jù)自己的理解隨意地書寫,其實這樣非常不嚴謹、不專業(yè),一封好的郵件會讓工作更便捷、內(nèi)容更清晰明了,讓對方更看出你的專業(yè)。
鮮明的標題
郵件標題要主題明確,很多人會以標題來判斷是否過濾這封郵件。
郵件抬頭
記得寫郵件抬頭稱呼對方,以示禮貌,并引起主要收件人的關(guān)注。
郵箱賬號明了
收件人盡量用中文姓名全稱,避免只顯示個人郵箱帳號。
企業(yè)郵件中常見的“失誤”
1、郵件正文內(nèi)容避免過于繁瑣,確保層次清晰、內(nèi)容明確,避免長篇大論;
2、避免將同一個主題的討論內(nèi)容多次反復(fù)發(fā)給全部收件人、抄送人,用見面直接交流代替;
3、如果帶有附件,盡量在郵件正文對附件內(nèi)容進行總結(jié),避免收件人一一打開附件才能知悉溝通事項;
4、避免將細節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級管理人員,特別是可以判斷高級管理人員不能深入了解的業(yè)務(wù)細節(jié);
5、對重要溝通事項,在發(fā)送郵件后可以設(shè)置對方是否已讀的,如長時間沒有回復(fù)可以打電話催促。
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