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為什么要做崗位分析
    時間:2022-05-31


辰光集團(tuán)是一家集貿(mào)易、生產(chǎn)于一體的商貿(mào)集團(tuán),它的前身為香港辰光科技有限公司,1993年進(jìn)入大陸市場主要從事五金、塑膠制品的設(shè)計、制造、出口。產(chǎn)品遍及歐美與亞洲市場。目前集團(tuán)擁有一個研發(fā)中心、一家貿(mào)易公司、二家制造企業(yè)。年進(jìn)出口額達(dá)60億人民幣的綜合性集團(tuán)公司。

方劍雄第一天到辰光集團(tuán)上班,仍改不了十幾年的習(xí)慣,早上7:30分準(zhǔn)時出現(xiàn)在辦公大廳,雖然去年給辰光咨詢時也經(jīng)常出入這個大廳,看著不時走進(jìn)辦公區(qū)域的員工,依然難掩心中的激動:新的一天開始了!
八點(diǎn)整,助理小何準(zhǔn)時敲響方劍雄的辦公室。
“方總監(jiān),早上好!歡迎您加入辰光集團(tuán),我是您的助理何艾,您叫我小何吧!”看著精神煥發(fā)的小何,方劍雄放下了手中正在整理的文件。
“小何也早!請坐!”
“方總,不用客氣,根據(jù)吳董的安排,讓我先給您介紹本部門的人員見見面,稍后再由我?guī)ジ鞑块T去了解了解。您看什么時候我把本部門人員叫過來給您介紹?”小何禮貌的說。
方劍雄思吟片刻:“這樣吧,小何,也不用搞得那么嚴(yán)肅,上午你忙你的,我會抽時間單獨(dú)跟本部門人員聊聊,下午請你陪我到各部門去看看,你看怎么樣?”
“行,那您忙吧”何艾正轉(zhuǎn)向準(zhǔn)備出去被方劍雄叫住了。
“小何,我抽屜里有一部手機(jī),是不是原來的總監(jiān)遺忘下來的?”
小何趕緊介紹說:“不是的,這部手機(jī)是公司專配的投訴電話。公司一共三部:吳董一部、周總一部、您這里一部。吳董與周總的只能接受信息,不能通話,只有您這一部既能通話,也能收發(fā)信息,還可以上QQ、微信。另外……”小何欲言又止。
“另外什么:”方劍雄問。
“根據(jù)吳董交代,電話需24小時開機(jī),員工投訴必須第一時間處理!”小何補(bǔ)充說。
“公司過去有沒有投訴制度或者程序方面的要求?”方劍雄問。
“沒有,這些都是吳董或周總口頭講的,我們都知道”
“哦!那平時像你說的這些,是吳董或周總直接對你要求的,還是你們原總監(jiān)要求的?” 方劍雄繼續(xù)追問。
“一般吳董或周總逮著誰就給誰講,誰接到指示然后回來再傳達(dá)給大家!”小何一臉不解。
“哦!我知道了,你先忙吧!” 方劍雄客氣的送走了小何。

小貼士:
“ 多頭指令”是很多企業(yè)的通病,總經(jīng)理做了經(jīng)理的事,經(jīng)理做了主管的事,主管做了員工的事,這是典型的職責(zé)不清晰造成的,如果你的企業(yè)出現(xiàn)這種情形,就需要開展崗位分析,修改職務(wù)說明書了。


好像踩著點(diǎn)似的,小何剛走,那部投訴電話就響了,方劍雄習(xí)慣性整了整領(lǐng)帶,從容按下了接聽鍵。“為什么辭退我,我又沒做錯什么?……”電話那頭傳來激動的大嗓門,震得頂棚都要掉下來似的。
等到對方一古腦說完,方劍雄才接過話頭:“您好!我是新來的人力資源總監(jiān)方劍雄,請問您是哪個部門,貴姓?有什么事情請慢慢說!”
“哦,方總監(jiān)啊,不好意思!我是Y公司制造部助理陳鋒!我被我們主管給炒了,求您給我作主……”。
方劍雄聽了半天才弄明白,陳鋒說他今早一上班主管就叫他不用上班了,到人力資源部去結(jié)算工資走人。對于公司辭退員工,方劍雄一向比較慎重,他知道弄不好就會產(chǎn)生勞資糾紛,并且影響公司的形象,于是他決定先了解事情的原委再說。
方劍雄立即叫來助理小何,陪他一起去Y公司制造部。經(jīng)過與該部門主管與員工座談,理順了事情的經(jīng)過:
原來,昨天部門主管請假給小孩看病,交待助理陳鋒把上周生產(chǎn)計劃達(dá)成情況整理好,并送一份給生產(chǎn)總監(jiān)。結(jié)果到了晚上7-8點(diǎn)還沒有給生產(chǎn)總監(jiān),于是生產(chǎn)總監(jiān)打來電話劈頭蓋臉的批評了部門主管一頓,并說:“明天上午九點(diǎn)生產(chǎn)協(xié)調(diào)會的資料就剩你一個部門沒交,你讓我怎么協(xié)調(diào)?限你今晚10點(diǎn)前將資料放在我桌上,我好加班處理!”于是很不高興掛斷了電話。部門主管在醫(yī)院折騰了一天剛回到家,就馬上打電話給陳鋒責(zé)問。陳鋒開始還小聲解釋:“他們每天的生產(chǎn)完成情況都是發(fā)給您的,資料也在您電腦上,我也沒有您的電腦密碼!考慮到您在醫(yī)院又不好意思打擾您,想等您回來再處理,一忙又把這事給忘了。”“沒有電腦密碼你不會打電話給我?你進(jìn)公司也二年了,怎么一點(diǎn)長進(jìn)都沒有!”部門主管提高了聲調(diào)。一來二去陳鋒也惱了:“這個報告又不是我負(fù)責(zé),你的責(zé)任,你沒做到,倒反過來栽在我身上,我只是幫你呢!”聽到陳鋒做錯了事情,不但不承認(rèn)錯誤,如何彌補(bǔ),反而強(qiáng)詞奪理。部門主管也火了“明天早上8:00到我辦公室!”啪的一聲掛了電話。

小貼士:
助理的工作職責(zé)之一是協(xié)助主管處理部門事務(wù),當(dāng)然也包括統(tǒng)計生產(chǎn)計劃達(dá)成率,這在職務(wù)說明書中都有描述,但為什么助理陳鋒不認(rèn)為是他的職責(zé)呢!因?yàn)檫@項(xiàng)工作平時由主管兼帶了,并且職務(wù)說明書也放在辦公柜中,陳鋒并不了解工作內(nèi)容,也沒有看到過職務(wù)說明書。所以,職務(wù)說明書的應(yīng)用才是崗位分析的目的。


處理完Y公司的員工投訴,已經(jīng)10點(diǎn)多了,方劍雄一想,反正也過來了,就跟Y公司的各主管見見面,打個招呼。助理小何熱情的說:“那我們先去生產(chǎn)部門,總監(jiān)您看行不!”
“好呀,你熟悉,聽你安排!” 方劍雄說。
剛出制造部門口就遇見一個齊耳短發(fā)的小姑娘,看她走路的步伐,方劍雄就知道是個雷厲風(fēng)行的女孩。
這時小何早就迎上去:“燕子!給你介紹一下,這是集團(tuán)剛來的人力資源總監(jiān)方先生!”
“您好!方總監(jiān),我叫程春燕,生產(chǎn)部總監(jiān)助理,歡迎來部門指導(dǎo)工作!”這個燕子說話的語速也跟走路一樣急速。
“說不上指導(dǎo),剛進(jìn)公司有什么不了解的地方,會打擾你的,你先忙吧,我們走走。”
走進(jìn)加工車間,一眼就見幾個小伙子圍在一起七嘴八舌討論一個產(chǎn)品,連他們走近了也沒發(fā)覺。
小何正準(zhǔn)備打斷他們討論,方劍雄做了個禁止的手勢,于是小聲說:“不要打斷他們討論,你只介紹一下幾個人的情況就可以了。”
“那個高個子是研發(fā)部的助理工程師小林,做產(chǎn)品結(jié)構(gòu)設(shè)計的;那個正說話的是工程部的工程師助理,負(fù)責(zé)現(xiàn)場模具改善的;旁邊拿著卡尺的那個小伙子是五金部技工;戴眼鏡的那個是五金部技術(shù)員。”看小何對各部門人員的這么熟悉,方劍雄忍不住看了小何一眼:這個河南姑娘還真是個可造之材。不由對小何產(chǎn)生了一絲好感。
“小何??!聽你剛才介紹,我有點(diǎn)問題向你了解一下!”
“你想了解什么?總監(jiān)!”看總監(jiān)這么客氣,小何說。
“助理工程師與工程師助理是一個職位嗎?”
“總監(jiān),其實(shí)助理工程師和工程師助理職等、職責(zé)、任職條件基本上都差不多。只是在研發(fā)部習(xí)慣叫助理工程師,在工程部都習(xí)慣叫工程師助理。一直以來都這么叫的。我剛來的時候也是不理解為什么非要二種叫法,不可以整合么?這個意見我也跟上一任總監(jiān)反映過,可原總監(jiān)說一直以來都習(xí)慣了,你要改了他們還不習(xí)慣了,所以就沿用下來了。”
“哦,那技工、技術(shù)員有什么區(qū)別嗎?”“這個技術(shù)員與技工其實(shí)就是一個職位二種稱呼,反正文件里有二個職務(wù)名稱。”
看到方劍雄不語,小何補(bǔ)充到:“總監(jiān),您看能不能把公司的職務(wù)名稱整理整理?”
方劍雄為小何有這樣的觀察力而高興:“嗯,你這個意見值得考慮!回頭你把公司的組織結(jié)構(gòu)圖、定員定編崗位說明書,以及工作流程文件的電子檔發(fā)一份給我。”

小貼士:
一個企業(yè)的職位名稱,原則上應(yīng)該統(tǒng)一稱謂,隨意性導(dǎo)致員工莫衷一是,也給招聘時應(yīng)聘人員帶來不同的理解。HR在整理職位名稱時,注意公司內(nèi)部稱謂的統(tǒng)一外,還應(yīng)考慮與地域范圍的企業(yè)職位,行業(yè)內(nèi)企業(yè)職位,國家職位標(biāo)準(zhǔn)等相統(tǒng)一。


走訪了這個Y公司,與各位主管簡單的做了溝通,回到辦公室,對今天上班第一天的經(jīng)歷進(jìn)行一個簡單的總結(jié),這是方劍雄一直保持的優(yōu)良習(xí)慣。這時,一陣清脆的電話鈴聲打斷了方劍雄的思考。
“喂!小方嗎!”電話那頭傳來董事長壓抑的聲音。
“在!董事長,有什么事嗎?”
“你晚上6:30在集團(tuán)會議室,我們開個會。”
“好的,我準(zhǔn)時參加。請問會議主題是什么?”
“你參加就行了”董事長看來有點(diǎn)不耐煩。
方劍雄放下電話立即找來小何,“小何,你知道董事長今晚開會的主題嗎?”
“不知道呢?方總監(jiān),您是說是董事長召開嗎?”
“是的”
“看樣子一定是什么大事,董事長一般不主持召開會議,都是周總主持的。不過您等會兒,我去打聽打聽!”說完小何就小跑出去了。
過了半個多小時,小何敲開了方劍雄的辦公室,“方總監(jiān),今晚開的是產(chǎn)品延誤交期的檢討會,由周總主持,有業(yè)務(wù)部、采購部、生產(chǎn)計劃部、物料部、生產(chǎn)部門的主管參加。本來沒有通知你參加的,是董事長要您列席參加,所以才安排您也去聽聽!”
“行,那你下去吧” 方劍雄微笑著說。
會議一直挨到快6:50分,各部門與會人員才陸續(xù)到齊。周總與董事長也遲到了近10分鐘。周總正要發(fā)脾氣斥責(zé)來得最晚的生產(chǎn)總監(jiān)被吳董制止了。
“我先說二句,首先給大家介紹下,這位是新來的HR總監(jiān)方劍雄。我們歡迎方先生加入我們集團(tuán),一起書寫辰光的歷史!”吳董激昂的講話換來了熱烈掌聲,方劍雄連忙起身向大家致意,吳董示意方劍雄坐下。
“第二,今天我不發(fā)言,我只聽你們講,請各部主管給我一個明確的交代,你們是怎么管理的?今天不找出原因、找出責(zé)任人、拿出改善的措施,大家都不要下班!”吳董臉一沉,聲音也變得嚴(yán)厲無比。一時間大家都默不作聲,氣氛驟然緊張。
還是周總打破沉寂,“那,先請業(yè)務(wù)部王總監(jiān)講講”。
于是王總監(jiān)介紹了事件的經(jīng)過:H客戶屬于新開發(fā)的美洲客戶,這個客戶業(yè)務(wù)部已經(jīng)跟蹤了一年,光樣品就提供了三次,客戶來公司考察了二次,上上個月才下了十五萬套的訂單,按合同50天交貨,結(jié)果還有五萬套沒辦法按期交貨??蛻粢粴庵陆K止了合同,剩下沒發(fā)貨的五萬套客戶也不要了,按合同還要追究公司三十多萬美金違約金。在業(yè)務(wù)部與董事長的直接協(xié)調(diào)下,客戶才勉強(qiáng)答應(yīng)公司將產(chǎn)品空運(yùn)給客戶,不予追究公司違約金。雖然將這一違約造成的訂單事件化解掉,但仍增加了空運(yùn)成本15萬美金。
于是大家從業(yè)務(wù)部開始,都來找原因:
業(yè)務(wù)部講訂單還在意向型階段,已經(jīng)用郵件知會了相關(guān)部門做好預(yù)準(zhǔn)備,在合同簽訂后的當(dāng)天業(yè)務(wù)部就把出貨計劃表下給了PMC部、進(jìn)出口部。
PMC部說第二天就組織編制了物料需求計劃表及生產(chǎn)計劃表,并召開了生產(chǎn)協(xié)調(diào)會,根據(jù)物料需求計劃表,將物料采購計劃分解出來了。
采購部說因采購經(jīng)理出差耽誤了三天,待采購計劃審核好后,交給老板審核單價又花去了一個星期。但我們還是按時將材料采購回來了。
生產(chǎn)部門主管說,你們采購部確實(shí)是在生產(chǎn)前將材料采購回來了,但是電線達(dá)不到外觀與絕緣等級標(biāo)準(zhǔn),我們投入了大量人力去挑選,也才挑了20%能用。害得我們趕計劃交期,全部只做了半成品,連車間廁所都堆滿了無處放。等到要交貨了,電線還沒回來,延誤交期怎么能怪我們?
采購部說電線是差了點(diǎn),我們也向老板反映過,但按客戶標(biāo)準(zhǔn)采購供應(yīng)商要漲價,老板不批啊!等到電線出現(xiàn)問題了,我們的報告還一直壓在老板那里,我們也沒辦法呀!
追究來追究去,最后大家一致認(rèn)為,造成延誤責(zé)任是老板沒有及時審批報價單,導(dǎo)致了不能按時生產(chǎn),按期交貨。
吳董坐在那里聽他們七嘴八舌議論,額上青筋直冒,最后竟拂袖而去。

小貼士:
崗位分析工作是人力資源管理中最基礎(chǔ)的工作,一個企業(yè)如果出現(xiàn)員工對自己的職責(zé)不清晰,不知道自己該做哪些工作?出現(xiàn)互相扯皮推諉,甚至連職務(wù)的都混亂不清的時候,這就必須要做崗位分析,對各類性質(zhì)、特征、工作任務(wù)、職責(zé)權(quán)限、崗位關(guān)系等做統(tǒng)一規(guī)定。 

(源于:《資深HRD手把手教你做崗位管理》摘錄)

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