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關于公司周例會及月度總結例會流程通知
為使每次會議更高效、有序,現(xiàn)將開會有關事項通知如下,各員工須遵照執(zhí)行。
一、周例會
1、 時間:每周一下午13:30-15:00 (控制在1.5小時內)
2、 參與人員:各部門負責人
3、 主持:各參與人員輪流主持
4、 會議流程
會前:①會議室清潔、整理,根據與會人員安排好座位等。
②根據需要印發(fā)會議文件資料。
③根據需要準備好會議記錄工具(筆,記錄本,錄音筆等)。
④根據需要準備好會議需用的設備(電腦,投影儀等)。
⑤至少提前半個工作日發(fā)放會議通知,并把與會人員情況反饋給會議主持者。
⑥與會人員需提前準備好會中所需匯報內容。
⑦與會人員需提前安排好會議時間段內所需處理的其它工作。
⑧手機關機或調成靜音狀態(tài)。
⑨會議記錄與主持者,需提前一分鐘到達會議室。
⑩如有其它新的指示安排,提前告知與會人員。
會中:①會議記錄者根據既定的記錄格式做好會議記錄。
②會議主持者根據既定的會議議程控制整個會議過程。
③與會人員積極發(fā)言,并注意自己的語氣、語速、音量等。
會議內容:與會人員匯報上次會議決策執(zhí)行情況及本周具體工作計劃、安排。
會后:①發(fā)放會議記錄,(根據需要發(fā)放給與會人員及未與會人員)。會議記錄應準確,會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人、具體完成時間及標準。
②根據會議對執(zhí)行進行監(jiān)督、檢查、反饋。
二、月例會
1、時間:每月三號下午13:30-15:30(控制在2小時內)
2、參與人員:公司全體員工
3、主持:阮總
4、會議流程
會前:同上
會中:同上
會議內容:①由店長匯報上月店鋪整體計劃指標完成情況,并由各部分責任人協(xié)同匯報在執(zhí)行計劃過程中發(fā)現(xiàn)的問題,未(如未完成)完成的原因,解決方案,具體行動計劃等。
②本月主要工作計劃、指標(包括責任人、具體完成時間、達到標準等)
會后:同上
三、開會注意事項及紀律要求
①提前做好各項準備工作,拒絕會議遲到、無故缺席。
②如確實有事,提前請假,并提前委托交代安排好自己在會中所需發(fā)言的內容。
③開會時應精神飽滿,衣著端莊,端莊坐姿,禁止嚼口香糖、蹺二郎腿、趴在桌子上或躺在椅子上,禁止勾肩搭背、竊竊私語,禁止隨意進出(如確實有事,應舉手示意,得到主持者同意后方可外出),應認真聆聽,做好筆記,積極發(fā)言。
④周例會如與月度例會時間相當,則一并舉行。如遇節(jié)假日則會議時間根據實際情況提前或順延。
四、會議記錄者要求及注意事項
①保持高度專注,注意聆聽,確保記錄準確、有條理,對于不確定信息,會后確認。
②會議結束后的一個工作日內發(fā)放會議記錄。(會議記錄可以用電子郵件或紙質發(fā)放,收到后應主動給與反饋,并認真查看,特別是與自己及團隊相關的需執(zhí)行內容,應做好備忘記錄,并按照時間節(jié)點完成,在下次會議上最好攜帶之,并主動匯報執(zhí)行情況)
③每個人可以限定發(fā)言時間,到時間了負責提醒。
(會議記錄者需要反應快、寫字快、記憶力強,且需要較強的組織、傾聽、總結能力,會后要總結,提升)
五、會議主持者要求及注意事項
①控制會議過程,如發(fā)生與會議內容或論題無關或深入到不必要的細節(jié)上,應及時引導到內容或議題本身。
②如果討論變得復雜,出現(xiàn)各種不同的見解時,要根據自己的理解將各種觀點加以概況。
③控制會議時間,無特殊情況,不要拖延。
④給每個人表述自己意見觀點的機會。
⑤每個發(fā)言(或一個議題、討論)結束后加以總結概況,以便形成決策或達成結論。
⑥在會議結束時,對已取得的結果進行概括。如確有必要進一步討論的,可以安排下一次會議。
(會議主持者需要有較強的語言表達能力,聆聽能力,對語言內容的概括、總結、提煉能力,并需要有較強的時間觀念,覺察能力,會場控制能力等,所以每次會前要做好充足準備,會后要總結,提升)
附:《會議紀要表》
會議紀要
會議主題 |
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會議時間 |
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會議主持 |
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會議記錄 |
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與會人員 |
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遲到(早退)人員 |
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缺席人員 |
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會議內容: 1、 2、 3、
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會議決策 |
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工作任務(工作任務的表述應清晰、明確、具體、有標準、可評估) |
責任人 |
完成時間 |
檢查監(jiān)督 |
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