會(huì)議匯報(bào)制度

    時(shí)間：2022-10-08

會(huì)議匯報(bào)制度 

會(huì)議匯報(bào)是愛(ài)爾管理模式的重要內(nèi)容之一。規(guī)范的會(huì)議匯報(bào)是一種有效的軟考核方式。

一  制定會(huì)議匯報(bào)制度的目的。

1、 交流溝通經(jīng)營(yíng)管理的信息，防止各種制度、計(jì)劃、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行偏差和失誤；

2、 提高管理者發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力；

3、 對(duì)管理人員實(shí)施管理和監(jiān)督，是對(duì)考核考評(píng)制度的有益補(bǔ)充；

4、 集思廣益，取長(zhǎng)補(bǔ)短，培養(yǎng)完善管理團(tuán)隊(duì)。

5、 通過(guò)會(huì)議履行職責(zé)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，提煉優(yōu)化管理模式。

二  會(huì)議制度的原則。

1、目標(biāo)集中，主題明確，氛圍輕松，暢所欲言。

2、規(guī)定的與會(huì)人員一個(gè)不少；

3、堅(jiān)決不開(kāi)無(wú)準(zhǔn)備的會(huì)議；

4、每次會(huì)議都要有結(jié)果；

5、會(huì)議制度以外的會(huì)要盡量少開(kāi)和不開(kāi)。

 

三   會(huì)議管理

1、 辦公室負(fù)責(zé)通知各種會(huì)議規(guī)定參與的人員及會(huì)議主題，做好會(huì)前材料準(zhǔn)備、記錄、評(píng)價(jià)等管理服務(wù)、會(huì)議決議在會(huì)后落實(shí)情況跟蹤及評(píng)價(jià)。

2、 無(wú)特殊原因不可以請(qǐng)假，有事須提前一天向會(huì)議主持人請(qǐng)假。無(wú)故不參加、遲到、早退按嚴(yán)重過(guò)失處理；

3、 會(huì)議主持是會(huì)議最高權(quán)力人，負(fù)責(zé)：

  （1）控制好時(shí)間，組織與會(huì)人員發(fā)言緊扣會(huì)議主題;

   (2)檢查會(huì)議制度執(zhí)行情況，及時(shí)制止違規(guī)行為;

   (3)對(duì)上次會(huì)議決議執(zhí)行做出回復(fù)和評(píng)價(jià);

   (4)對(duì)會(huì)議發(fā)言進(jìn)行歸納整理，形成會(huì)議決議，并落實(shí)到責(zé)任人;

  （5）會(huì)議結(jié)束時(shí)對(duì)與會(huì)人員的發(fā)言作出點(diǎn)評(píng)。

4、 與會(huì)人員發(fā)言內(nèi)容要求：沒(méi)有成績(jī)不通過(guò)；沒(méi)有問(wèn)題不通過(guò)；沒(méi)有解決問(wèn)題的措施不通過(guò)；解決原來(lái)問(wèn)題的辦法沒(méi)有見(jiàn)效不通過(guò)；

5、 總經(jīng)理辦公會(huì)、財(cái)務(wù)分析會(huì)、月度總結(jié)會(huì)議、營(yíng)銷分析會(huì)要有會(huì)議紀(jì)要下發(fā)和備份，其余會(huì)議要由主持人做記錄，并且連續(xù)妥善保存；

6、 公司下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要必須妥善保存，凡遺失或泄露的按嚴(yán)重過(guò)失處理；

7、 與會(huì)人員要本著把問(wèn)題擺在桌面上，對(duì)事不對(duì)人，坦誠(chéng)交流的態(tài)度討論；

8、 凡會(huì)上形成的決定，采取會(huì)議記要的形式落實(shí)。責(zé)任人都要在8小時(shí)之內(nèi)向主管上級(jí)匯報(bào)結(jié)果或執(zhí)行進(jìn)度；

9、 凡解決問(wèn)題的辦法措施是原來(lái)制度中沒(méi)有的內(nèi)容，一律由辦公室內(nèi)勤整理備檔，每隔半年統(tǒng)一匯總到制度補(bǔ)充內(nèi)容中；

10、 在會(huì)下已經(jīng)解決并向上級(jí)匯報(bào)的工作不需再在會(huì)上匯報(bào)；

四   主要管理會(huì)議召開(kāi)要點(diǎn)

一）總經(jīng)理辦公會(huì)

1. 會(huì)議時(shí)間：每周一上午9：00至10：00，計(jì)劃時(shí)間2小時(shí)以內(nèi)。如果正常開(kāi)會(huì)，則不再通知。

2. 會(huì)議地點(diǎn)：公司會(huì)議室

3. 會(huì)議主持：總經(jīng)理。如其請(qǐng)假或有特殊原因不能參加，由生產(chǎn)部經(jīng)理主持。

4. 參加人員：董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)理、生產(chǎn)廠長(zhǎng)、營(yíng)銷總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、技術(shù)總監(jiān)。

5. 會(huì)議記錄：辦公室文員

6. 會(huì)議作用：各部門匯報(bào)上周工作，提出工作中未能處理的問(wèn)題及其解決意見(jiàn)，安排下周工作，商議、處理工作中需要其他部門協(xié)作的問(wèn)題。

7、會(huì)前要求：總經(jīng)理要在會(huì)上提出研討的問(wèn)題。

主持人對(duì)上次辦公決議執(zhí)行情況的通報(bào)評(píng)價(jià)。

與會(huì)人員準(zhǔn)備好工作中所遇到的問(wèn)題及所提意見(jiàn)或建議。

8、會(huì)議議程：

1) 主持人安排第一輪工作匯報(bào)和發(fā)言。

2) 參加會(huì)議人員結(jié)合崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)交辦的重點(diǎn)工作完成情況，著重介紹發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及自己的解決辦法，制定的下周工作計(jì)劃和工作的最新動(dòng)向。時(shí)間不超過(guò)6分鐘。

3) 主持人安排第二輪個(gè)別補(bǔ)充發(fā)言。與會(huì)人員對(duì)會(huì)上提到的問(wèn)題發(fā)表意見(jiàn)，時(shí)間不超過(guò)3分鐘。

4) 董事長(zhǎng)、總經(jīng)理對(duì)與會(huì)人員發(fā)言進(jìn)行點(diǎn)評(píng)補(bǔ)充強(qiáng)調(diào)，并對(duì)有關(guān)問(wèn)題議定的處理意見(jiàn)做出最終決定。

5) 主持人對(duì)會(huì)議中決定的事項(xiàng)，尤其是對(duì)會(huì)議上所提問(wèn)題的解決辦法再次確認(rèn)，確認(rèn)責(zé)任人、處理措施、工作標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間。與會(huì)人員均無(wú)異議，在會(huì)議安排工作落實(shí)表上簽名。主持人宣布散會(huì)。如果有的問(wèn)題會(huì)上不便確定完成情況，最遲在當(dāng)天確定。

問(wèn)題點(diǎn)	問(wèn)題描述	主要措施	解決日期	責(zé)任人	備注
1、
2、

9、會(huì)議記錄和安排工作落實(shí)。

1） 行政主管負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議的過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行記錄，根據(jù)需要安排撰寫下發(fā)會(huì)議記要；

2） 行政主管負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議安排的各項(xiàng)具體工作進(jìn)行檢查和督促落實(shí)。對(duì)不能按進(jìn)度落實(shí)的部門，進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。

二）月度總結(jié)會(huì)議 

1、會(huì)議時(shí)間：每月2日上午9：00至11：00，計(jì)劃時(shí)間2個(gè)小時(shí)以內(nèi)。如果正常開(kāi)會(huì)，則不再通知。

2、會(huì)議地點(diǎn)：公司會(huì)議室

3、會(huì)議主持：總經(jīng)理，如其請(qǐng)假或有特殊原因不能參加，由董事長(zhǎng)主持。

4、參加人員：董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)理、生產(chǎn)廠長(zhǎng)、技術(shù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、營(yíng)銷總監(jiān)。

5、會(huì)議記錄：行政主管指定專人記錄]

6、會(huì)議作用：匯報(bào)上月工作完成情況，總結(jié)良好經(jīng)驗(yàn)，找出問(wèn)題和不足，并提出改進(jìn)措施；匯報(bào)下月工作計(jì)劃及措施方案，可根據(jù)需要向其他部門提出配合和支持的要求。

7、會(huì)議要求：行政主管將上月所有周例會(huì)會(huì)議決議完成情況匯總通報(bào)；

會(huì)議召開(kāi)前各部門要做好書(shū)面上月月度總結(jié);

會(huì)議召開(kāi)前各部門要做好下月書(shū)面計(jì)劃，會(huì)后找總經(jīng)理面批。

月度計(jì)劃要結(jié)合公司年計(jì)劃和部門年計(jì)劃。

8、會(huì)議議程：

（1）由行政主管對(duì)上月周例會(huì)決議完成情況進(jìn)行匯報(bào)和評(píng)價(jià)，無(wú)故未完成或不執(zhí)行者承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；

（2）各部門工作匯報(bào)：結(jié)合自身崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和上級(jí)交辦的其他工作，匯報(bào)完成情況，著重介紹在任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和所采取的解決辦法。匯報(bào)下月工作計(jì)劃。

（3）董事長(zhǎng)、總經(jīng)理對(duì)與會(huì)部門的發(fā)言進(jìn)行補(bǔ)充強(qiáng)調(diào)，對(duì)會(huì)議所議定的問(wèn)題做出最終決定。董事長(zhǎng)不在，由總經(jīng)理向董事長(zhǎng)匯報(bào)會(huì)議情況，總經(jīng)理不在，由行政主管向總經(jīng)理匯報(bào)會(huì)議情況，請(qǐng)示會(huì)上所提出的問(wèn)題，總經(jīng)理做出處理決定再由行政部將結(jié)果通知相關(guān)人員。

1、 會(huì)議落實(shí)：由行政主管安排會(huì)議各項(xiàng)具體工作進(jìn)行檢查和督促落實(shí)。對(duì)不能按進(jìn)度落實(shí)的部門予以通報(bào)批評(píng)。

三）財(cái)務(wù)分析會(huì)議

1、會(huì)議時(shí)間：每月5日上午9：00至11：00，計(jì)劃時(shí)間1個(gè)小時(shí)。特殊原因需要延期召開(kāi)的由財(cái)務(wù)部提前通知。

2、會(huì)議地點(diǎn)：公司會(huì)議室

3、會(huì)議主持：財(cái)務(wù)總監(jiān)。財(cái)務(wù)總監(jiān)不在由財(cái)務(wù)總監(jiān)指定人主持。

 4、參加人員：總經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)理、生產(chǎn)廠長(zhǎng)、營(yíng)銷總監(jiān)、財(cái)務(wù)部人員。

5、記錄人：由財(cái)務(wù)總監(jiān)指定專人記錄。

6、會(huì)議作用：對(duì)公司財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)監(jiān)督和各部門成本費(fèi)用情況進(jìn)行總結(jié)分析，討論并決定成本費(fèi)用控制措施和新的月度財(cái)務(wù)預(yù)算。

7、會(huì)議要求：財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)準(zhǔn)備上月財(cái)務(wù)分析報(bào)表，打印并發(fā)至各與會(huì)人員。會(huì)后當(dāng)即收回。

8、議程：

1) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理將上月財(cái)務(wù)分析會(huì)決議落實(shí)情況做一匯報(bào)。

2) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理通報(bào)評(píng)價(jià)各部門的財(cái)務(wù)制度、現(xiàn)金安全制度執(zhí)行情況。

3) 財(cái)務(wù)部各主管按照各自分工對(duì)上月財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行分析，并提出改善建議。

4) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理對(duì)上月公司財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對(duì)確定項(xiàng)目的實(shí)際財(cái)務(wù)情況進(jìn)行分析，對(duì)成本費(fèi)用超支的責(zé)任人進(jìn)行通報(bào)。提出本月應(yīng)重點(diǎn)控制的成本費(fèi)用，提出財(cái)務(wù)部的意見(jiàn)和建議，提出本月財(cái)務(wù)預(yù)算。

5) 成本費(fèi)用超支異常部門負(fù)責(zé)人、本月重點(diǎn)控制費(fèi)用的責(zé)任人要對(duì)財(cái)務(wù)部經(jīng)理的報(bào)告提出自己的意見(jiàn)，尤其是說(shuō)明自己本月在費(fèi)用合理控制方面的措施。

6) 與會(huì)其他人員輪流發(fā)言，提出自己的建議。

7) 財(cái)務(wù)總監(jiān)對(duì)各部門關(guān)于控制成本費(fèi)用的措施、意見(jiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，并協(xié)調(diào)安排有關(guān)部門的配合工作。

8) 董事長(zhǎng)對(duì)財(cái)務(wù)部的發(fā)言進(jìn)行補(bǔ)充、強(qiáng)調(diào)，并做出最終決定。

9) 財(cái)務(wù)總監(jiān)對(duì)會(huì)議中決定的事項(xiàng)，尤其是會(huì)議上對(duì)所提問(wèn)題的處置決定再次明確，確認(rèn)責(zé)任人、處理措施、完成時(shí)間。與會(huì)人員均無(wú)異議，在財(cái)務(wù)分析會(huì)安排工作落實(shí)表上簽名。主持人宣布散會(huì)。

9、財(cái)務(wù)總監(jiān)根據(jù)情況決定是否需要撰寫和下發(fā)會(huì)議記要。

8、 會(huì)議跟蹤落實(shí)：財(cái)務(wù)總監(jiān)按照各項(xiàng)具體工作的內(nèi)容和各部門的職責(zé)，對(duì)會(huì)議安排的各項(xiàng)具體工作進(jìn)行跟蹤，協(xié)助財(cái)務(wù)部經(jīng)理督促落實(shí)會(huì)議安排有關(guān)事項(xiàng)。對(duì)不能按進(jìn)度落實(shí)的部門，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。

四）營(yíng)銷分析討論會(huì)

1、會(huì)議時(shí)間：每月6日上午9：00至10：00，特殊原因需要延期召開(kāi)的由營(yíng)銷總監(jiān)提前通知。

2、會(huì)議地點(diǎn)：公司會(huì)議室

3、會(huì)議主持：營(yíng)銷總監(jiān)主持

4、參加人員：董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、營(yíng)銷部人員、生產(chǎn)經(jīng)理、生產(chǎn)廠長(zhǎng)和其他需要參加會(huì)議的人員。

5、會(huì)議記錄：由營(yíng)銷總監(jiān)指定專人記錄。

6、會(huì)議作用：市場(chǎng)銷售完成情況、對(duì)上月客戶發(fā)生的投訴、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、各部門檢查的問(wèn)題，圍繞如何提高客戶滿意度分析原因，找出解決問(wèn)題的辦法；

集思廣益，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高能力。

7、會(huì)前要求：各部門主管提前做好準(zhǔn)備，主題圍繞如何配合營(yíng)銷部的工作。

不但要提出問(wèn)題，而且要拿出解決問(wèn)題的方法。

啟發(fā)與會(huì)人員暢所欲言。

后備人才也要發(fā)言。

對(duì)每個(gè)人發(fā)言的評(píng)論，不用否定的語(yǔ)氣。

 8、會(huì)議議程：

由營(yíng)銷總監(jiān)對(duì)上月?tīng)I(yíng)銷評(píng)價(jià)分析會(huì)決議落實(shí)情況做總結(jié)匯報(bào)。

第一輪匯報(bào)和發(fā)言：每人限時(shí)10分鐘。

第二輪個(gè)別補(bǔ)充發(fā)言，各后備人員補(bǔ)充發(fā)言。

9、營(yíng)銷總監(jiān)對(duì)會(huì)議中決定的事項(xiàng)，尤其是會(huì)議上對(duì)所提問(wèn)題的處置決定再次明確，確認(rèn)責(zé)任人、處理措施、完成時(shí)間。與會(huì)人員均無(wú)異議，在營(yíng)銷分析會(huì)安排工作落實(shí)表上簽名。會(huì)議主持宣布散會(huì)。

10、會(huì)議跟蹤落實(shí)：辦公室按照會(huì)議安排工作落實(shí)表，對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行跟蹤，檢查評(píng)價(jià)。對(duì)不能按進(jìn)度落實(shí)的人員，進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。