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項目管理與領(lǐng)導(dǎo)力

課程編號:11773

課程價格:¥19000/天

課程時長:2 天

課程人氣:2361

行業(yè)類別:不限行業(yè)     

專業(yè)類別:項目管理 

授課講師:高屹

  • 課程說明
  • 講師介紹
  • 選擇同類課
【培訓(xùn)對象】


【培訓(xùn)收益】
1、理解有效進(jìn)行項目管理的重要性
2、確定你管理項目的目標(biāo)
3、規(guī)劃一個項目
4、在實施過程中有效溝通
5、項目評估


一、有效項目管理的重要性
討論:
1、你是否有過負(fù)責(zé)的項目最終費用超出預(yù)算的情況?你是否有過負(fù)責(zé)的項目在最終期限之前沒有完成的情況呢?請寫下發(fā)生了什么。
 
2、當(dāng)你管理項目時,是否感到緊張,承受了很大壓力呢?請寫下發(fā)生了什么。你最近一次項目管理是否成功呢?為什么?
案例分析:你是一位牛仔,你準(zhǔn)備趕著60頭牛,經(jīng)過一段70公里的荒野之路去集市上。下面這些問題都會對你完成任務(wù)產(chǎn)生嚴(yán)重影響。下面哪些問題是可以避免的?
1、偷牛賊偷走你的牛
2、你的馬丟了一個馬蹄鐵,然后變?nèi)沉?br /> 3、你的水喝光了
4、你在一次沙暴里迷路了
5、幾頭牛掉下了山谷
6、路途遇到的部落酋長不允許你走過他們的領(lǐng)地
7、你發(fā)現(xiàn)你對牛毛過敏
8、你到達(dá)了集市,卻沒有人買你的牛
9、無法避免上述任何事情
說明:你可以有效避免上面所有事情,只要你有足夠的遠(yuǎn)見和謹(jǐn)慎的計劃,這對于項目管理是至關(guān)重要的。如果項目被準(zhǔn)確的定義,有良好的規(guī)劃和嚴(yán)密的監(jiān)控,出現(xiàn)問題的可能性就會被降到最低。
視頻2,利茲告訴團(tuán)隊必須在28號完成搬遷,但是IT部門沒有接到她書面的要求。
項目不能按時完成會帶來怎樣的后果呢?選擇一個或多個答案:
A. 小事一樁,再多些時間就能順利完成
B. 這會讓項目支出超出預(yù)算
C. 這會讓經(jīng)理們覺得利茲不稱職
D. 這會影響團(tuán)隊日常的正常工作
E. 團(tuán)隊日常工作會照常進(jìn)行
不能按時完成項目,是個嚴(yán)重問題,在這個案例中就會產(chǎn)生連鎖反應(yīng):,
1、整個團(tuán)隊都會讓人覺得不稱職;
2、工作成果降低;
3、項目支出可能超出預(yù)算。
為什么不按時完成項目會使項目支出超出預(yù)算?請選擇最有可能的原因:
A. 需要租用臨時設(shè)備來維持正常工作
B. 裝配工人會收取加班費
C. 利茲要給團(tuán)隊員工發(fā)放加班費用
D. 團(tuán)隊成員只呢帶薪休假
視頻分析
1、項目超時、超出預(yù)算引發(fā)的問題:
2、浪費更多的時間和金錢;
3、項目實施團(tuán)隊承受壓力
4、團(tuán)隊的能力受到質(zhì)疑
5、超出項目本身的連鎖反應(yīng)
練習(xí):你在動物園工作,要負(fù)責(zé)把所有兩棲動物搬遷到新的展館。下列哪些問題會導(dǎo)致項目超時,哪些會導(dǎo)致成本超出預(yù)算?
超時:
遇到寒冷季節(jié),無法移動熱帶兩棲動物
新展區(qū)的凈水系統(tǒng)有問題
幾位關(guān)鍵員工在搬遷前患感冒,不能上班
超支:
舊館區(qū)漏水嚴(yán)重,需要緊急搶修
地磚數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了以前的估計
委員會想再買只更棒的鱷魚在新館開館儀式上展示
影響時間和預(yù)算的原因往往是相互依存,相互影響的。
利茲的項目既超時,又超出了預(yù)算。她事前應(yīng)該怎么做呢?
A. 要求得到更多尊重
B. 讓山姆做更多的工作
C. 讓菲娜少做些工作
D. 舉行常規(guī)進(jìn)度會議
E. 把明確的的項目計劃分為若干任務(wù)
F. 花更多的個人時間來工作
出色的機(jī)會和出色的團(tuán)隊精神是有效進(jìn)行項目管理的關(guān)鍵。幸運的是,利茲得到一個意想不到的幫助,在那次項目會議后,她準(zhǔn)備晚上加班。。。
階段總結(jié):
1、有效項目管理的重要性:
2、很多項目會超時和超出預(yù)算,這會誘發(fā)連鎖反應(yīng),項目經(jīng)理可以(而其應(yīng)該)掌控局面
3、如果要避免發(fā)生這些問題,應(yīng)該:
4、做好項目計劃,促進(jìn)出色的團(tuán)隊合作。
 
 
二、確定項目任務(wù)
1、在你參與過的項目中,是否有過整個團(tuán)隊對于宏觀指標(biāo)(如最后期限、預(yù)算、質(zhì)量等)毫不關(guān)心的情況?這種情況對項目有什么影響?(寫下來)
2、在你參與過的項目中,是否有過團(tuán)隊成員對于自己扮演的角色和承擔(dān)的責(zé)任認(rèn)識模糊的情況?這種狀況對項目有什么影響?(寫下來)
3、演練:你被要求組織單位的年度歌舞大會,在你開始計劃所有事情之前,首先要考慮的關(guān)鍵問題有哪些?
1) 誰將負(fù)責(zé)招待宴會
2) 什么樂隊負(fù)責(zé)演奏
3) 會有多少人來參加
4) 大會什么時候舉行
5) 車站酒店是否會原諒我們?nèi)ツ甑牟碜?,今年還允許我們住進(jìn)來呢?
6) 舞蹈教練們的車停在哪兒呢
7) 舉辦大會,我有多少資金可用
8) 我應(yīng)該找誰來幫我進(jìn)行組織呢
9) 今年是否還要有免費酒吧呢
說明:在考慮項目細(xì)節(jié)之前,首先要明確的是項目期限、預(yù)算和項目目標(biāo),并把這些關(guān)鍵內(nèi)容告知整個團(tuán)隊。
視頻分析
1、利茲把搬遷的具體時間、位置告訴了團(tuán)隊,并且聲明自己是項目經(jīng)理。
2、利茲是否做好了項目計劃呢?


3、找出利茲犯的關(guān)鍵錯誤:
A. 她根本沒有解釋清楚要做什么任務(wù)以及完成期限
B. 她沒有讓團(tuán)隊參與進(jìn)來
C. 她缺少激情
D. 她沒能明確自己的角色
4、讓團(tuán)隊參與進(jìn)來的好處:
5、利用每個人的專業(yè)知識
6、確保團(tuán)隊成員都充分理解項目
7、發(fā)掘潛在的機(jī)會
8、找出潛在的問題
9、你認(rèn)為山姆還是利茲的觀點更有根據(jù)呢?
山姆:“那樣的話情況就復(fù)雜了”
利茲:“那只是間辦公室,又不是宇宙飛船”
說明:由于這時團(tuán)隊還沒有真正看到整個項目的范圍,說項目簡單還為時尚早。
你不能假定團(tuán)隊具有完成項目所需的知識和技巧。首先要確定完成項目的范圍,不僅發(fā)現(xiàn)機(jī)遇,還要發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的問題。確定所需的知識和技巧。檢查團(tuán)隊是否具備相關(guān)知識和技巧。如果有必要,邀請其他專家參與項目。
10、利茲舉行的首次會議是否做了所應(yīng)該做的所有事情呢?
A. 是的,她成功定義了自己在團(tuán)隊中的角色
B. 是的,每個人都知道自己應(yīng)該在團(tuán)隊中做什么和為什么這么做
C. 不,她沒有安排下一次的項目會議
D. 是的,但是會議內(nèi)容應(yīng)該形成正式的書面?zhèn)浞?/div>
討論環(huán)節(jié)
1、在軟件模擬中,團(tuán)隊的每個人都在討論中做出了自己的貢獻(xiàn)
邀請大家做出貢獻(xiàn)
不要隱瞞問題
給予鼓勵
給團(tuán)隊時間來想辦法
問題變成機(jī)會
團(tuán)隊成員是項目的主人
2、剛剛這個場景,跟先前會議之間的關(guān)鍵區(qū)別是什么?
團(tuán)隊明確了自身知識和技巧的局限
大部分團(tuán)隊成員都在討論中做出了貢獻(xiàn)
利茲組織了凱斯造成的消極影響
利茲向大家提出了表揚和鼓勵
說明:決定讓會計部門和IT部門的代表參與進(jìn)來
3、下面哪個句子的描述是確定項目任務(wù)中的重要一步:
“大家都開始為新辦公室制定計劃吧”
“把它交給管理層”
階段總結(jié):
1、確定項目任務(wù)應(yīng)該:
2、讓整個團(tuán)隊參與進(jìn)來
3、發(fā)現(xiàn)機(jī)會和問題
4、檢查是否擁有完成項目所需的知識和技巧
5、如果有必要,需求專家建議
6、將會議內(nèi)容形成書面文件
7、當(dāng)利茲遵循這些原則時,項目得益于:
8、整個團(tuán)隊都更積極的參與進(jìn)來
9、新想法開始出現(xiàn)
10、尋求其他部門的幫助
 
 
三、項目規(guī)劃
討論:
1、在項目規(guī)劃階段,您應(yīng)該與團(tuán)隊成員討論那些問題呢?
2、您是怎樣把一個項目分解成若干任務(wù)的?
3、您是怎樣決定完成這些任務(wù)的最佳順序的?是否出現(xiàn)過一個任務(wù)受到另一個任務(wù)的限制呢?
下面是要做一份奶酪意大利面所需完成的任務(wù),請正確排序。
1、將通心粉放到開水里煮好
2、融化黃油
3、活入面粉
4、慢慢注入牛奶,然后加入奶酪
5、瀝干通心粉,澆上醬汁,裝盤
要把任務(wù)按順序排列起來,就要知道哪些任務(wù)的完成要是受到其他任務(wù)的限制,還有每項任務(wù)需要的時間。如果您不具備這些知識,就要咨詢團(tuán)隊成員。
利茲在規(guī)劃中忽略了幾個重要的內(nèi)容,選出她做對了的內(nèi)容:
1、她分配了資源
2、與團(tuán)隊成員就大家的角色和職責(zé)達(dá)成了一致
3、利茲把整個團(tuán)隊集中起來
4、她設(shè)定了進(jìn)度表
項目規(guī)劃的要點:
1、為每項任務(wù)分配時間資金和人力
2、讓團(tuán)隊成員就角色和職責(zé)達(dá)成一致
3、為項目設(shè)定進(jìn)度表
項目規(guī)劃會議中的要點:
1、確保關(guān)鍵專家參與
2、探討任務(wù)間的相互作用
3、總結(jié)決定
利茲是項目經(jīng)理,而山姆負(fù)責(zé)安裝新的電腦系統(tǒng),下列這些工作應(yīng)該怎么分配給他們兩人呢?
山姆的職責(zé):
1、對新系統(tǒng)進(jìn)行測試
2、調(diào)查不同計算機(jī)硬件價格的差別
利茲的職責(zé):
1、確保新電腦桌按時安置完成
2、批準(zhǔn)新電腦系統(tǒng)的預(yù)算
3、盡可能減少新電腦安置完成之前對日常工作的影響
人員的職責(zé)的確認(rèn)沒有所謂標(biāo)準(zhǔn)的格式、方法,但是總的原則是通過公開討論,確定各自在項目中的職責(zé)。
你認(rèn)為進(jìn)度表的最佳定義是什么?
A. 項目中的一個根本任務(wù)
B. 一份團(tuán)隊成員的任務(wù)清單
C. 整個項目的截至?xí)r間
D. 項目中的一個重要截至?xí)r間
一個重要截至?xí)r間,往往指向一個必須按時完成的重要任務(wù)。里程碑。
經(jīng)典案例:
你是馬戲團(tuán)經(jīng)理,你要為2個月后的夏季巡演安排一些工作,其中哪些是進(jìn)度表任務(wù)呢?
1、預(yù)約所有演員并確定節(jié)目表
2、把小丑的汽車用來為馬戲團(tuán)服務(wù)
3、清洗馬戲團(tuán)大帳篷上的發(fā)霉印記
4、預(yù)定所有的巡演場地
5、把海報和傳單送到印刷廠印制
6、聯(lián)系雜技演員飛利浦一家
說明:進(jìn)度表任務(wù)是主要的,具有截至?xí)r間要求的任務(wù)。不同于一般任務(wù)。
總結(jié):
1、為每個任務(wù)分配資源
2、明確每個團(tuán)隊成員的角色和職責(zé)
3、設(shè)定進(jìn)度表任務(wù)
例如:
山姆的角色:監(jiān)控新電腦系統(tǒng)的建立
山姆的職責(zé):估價,咨詢IT專家,管理安裝團(tuán)隊,組織新系統(tǒng)測試
菲娜的角色:設(shè)計新的文件系統(tǒng)
菲娜的職責(zé):估價,指定一個計劃,設(shè)定系統(tǒng)指南,傳輸舊的文件
凱斯的角色:監(jiān)控新辦公室的裝配工作
凱斯的職責(zé):咨詢團(tuán)隊對于新辦公室的需求,估價,雇傭搬運和裝配工人,管理裝配工人
利茲的角色:項目經(jīng)理
利茲的職責(zé):為團(tuán)隊工作創(chuàng)造便利條件,協(xié)調(diào)相關(guān)任務(wù),監(jiān)控進(jìn)度表和預(yù)算,解決出現(xiàn)的問題。
 
 
四、項目實施
1、討論:想想你曾參與的一個項目。一旦項目開始運作,要使之按計劃進(jìn)行,你要做到的關(guān)鍵任務(wù)是什么?請列出3個。
案例:
你要幫助一個朋友舉辦婚禮,在婚禮前一個星期,你要聯(lián)絡(luò)哪些人呢?
1) 教區(qū)牧師
2) 攝影師
3) 教堂負(fù)責(zé)人
4) 發(fā)型設(shè)計師
5) 鮮花商人
6) 汽車租賃公司
7) 伴郎
8) 伴娘
9) 以上全部
2、就是把計劃變?yōu)樾袆?br /> 1) 你的項目規(guī)劃可以使你預(yù)測未來
2) 現(xiàn)實不可避免的會與預(yù)測不同
3) 在項目實施過程中,通過項目控制來監(jiān)督和處理出現(xiàn)的改變
3、視頻討論
利茲實施項目時,哪些監(jiān)控技巧會對她非常有用呢?
1) 每天舉行團(tuán)隊全體成員項目例會
2) 每周舉行團(tuán)隊核心人員項目例會
3) 每月舉行團(tuán)隊全體成員項目例會
4) 每天舉行會計和IT部門的項目例會
5) 每周舉行會計和IT部門的項目例會
6) 每天單獨會見每個團(tuán)隊成員
7) 每周撰寫團(tuán)隊報告
8) 在完成每個進(jìn)度表任務(wù)后撰寫團(tuán)隊報告
4、監(jiān)督和控制項目的過程包括:
1) 同時審查項目的多個方面
2) 需要全團(tuán)隊的共同協(xié)作
3) 向后看,回顧取得的進(jìn)展
4) 向前看,展望并推測可能產(chǎn)生的問題
5) 向外看,從更大范圍內(nèi)審視項目進(jìn)展
6) 想內(nèi)看,審查團(tuán)隊成員職能(保持樂觀情緒)
6、視頻討論
你認(rèn)為是什么導(dǎo)致了問題的發(fā)生呢?
1) 菲娜的布置占了太多的空間
2) 預(yù)算中沒有足夠的資金來支付倉儲費用
3) 凱斯和菲娜事前沒有溝通信息
4) 凱斯和菲娜出現(xiàn)了優(yōu)先權(quán)問題,并沒能就此達(dá)成一致
說明:沒有有效的溝通,將無法有效解決問題。
凱斯負(fù)責(zé)的部分會引起整個項目產(chǎn)生很大的連鎖反應(yīng),那么這對誰影響最大呢?
1) 利茲,項目經(jīng)理
2) 山姆,建立IT系統(tǒng)的負(fù)責(zé)人
3) 菲娜,建立新文件系統(tǒng)的負(fù)責(zé)人
7、視頻總結(jié)
1) 建立相互支持的團(tuán)隊,是項目經(jīng)理的職責(zé)。在解決問題過程中,不要隱瞞問題,人們有權(quán)知道會對他們產(chǎn)生影響的事情。
2) 也許了解情況后,會想出你沒有想到的解決辦法。
8、視頻討論
當(dāng)凱斯告訴大家新辦公室的裝配工作將延遲,利茲做出了怎樣的反應(yīng)?看視頻。
你認(rèn)為利茲的爆發(fā)對項目的進(jìn)展有什么直接影響呢?
1) 凱斯會采取行動解決問題
2) 一股相互指責(zé)的風(fēng)氣會掀起,問題將不會被解決
3) 其他團(tuán)隊成員會想出解決凱斯問題的方法
4) 凱斯變得更難于共事,于是利茲解雇了他
5) 利茲為此而精神崩潰
對現(xiàn)實的改進(jìn):
1) 團(tuán)隊成員互通信息,大家都了解出現(xiàn)變化的情況
2) 團(tuán)隊可以共同解決問題
3) 團(tuán)隊成員都能預(yù)先對可能出現(xiàn)的問題保持警惕
4) 會有更多的時間對出現(xiàn)的問題做出回應(yīng)
想想這次會議,下面哪些陳述是正確的
正確的:
沒人被指責(zé)
凱斯清楚的知道該做什么
整個團(tuán)隊都清楚的知道該做什么
錯誤的:
問題被解決了
問題被隱藏了
9、視頻總結(jié):
1) 在項目實施階段,要建立有效的監(jiān)控機(jī)制
2) 確保團(tuán)隊成員了解項目進(jìn)展情況
3) 任何人都不隱瞞出現(xiàn)的問題
4) 不要指責(zé),要尋找解決問題的辦法,糾正錯誤
利茲項目的進(jìn)展:
裝配工作在預(yù)算內(nèi)
電腦系統(tǒng)將按時完工
裝配工作因地毯不能及時送到而延期
正在尋找另外一個地毯供應(yīng)商
 
 
五、項目評估
想想你曾經(jīng)參與過的一個項目,是否做了項目實施后的評估?進(jìn)行項目評估,你會得到什么好處?
你會怎樣使項目評估稱為一次富有建設(shè)性的體驗?
請想出3個你通常會用于項目評估的標(biāo)題
1、你負(fù)責(zé)實施社區(qū)為兒童建設(shè)滑冰場的項目。誰應(yīng)該參與項目實施的評估呢?
1) 每個直接參與到項目實際運作中的人
2) 贊助商代表,他們對項目進(jìn)行了投資
3) 地方政府代表,他們提供了土地
4) 所有的當(dāng)?shù)鼗鶒酆谜?br /> 5) 任何想來參加的的人
2、評估為什么重要呢?評估使團(tuán)隊可以:
1) 分析出現(xiàn)的問題
2) 學(xué)到導(dǎo)致成功或錯誤出現(xiàn)的經(jīng)驗
3) 最后期限一過馬上評估
3、利茲還應(yīng)該做什么,可以讓評估更有效呢?
1) 把評估做成書面報告,提供給團(tuán)體員工
2) 在此之前單獨征詢大家意見
3) 確保上司參加
4) 在會議室或功能廳舉行項目評估
4、事先單獨征詢團(tuán)隊成員的意見:
1) 你可以和團(tuán)隊成員核對一下你掌握的情況是否準(zhǔn)確
2) 你會得到更真實的反饋
3) 你會預(yù)先了解到可能出現(xiàn)爭議的問題
4) 你可以確保每個人都作出貢獻(xiàn)
5) 你將對怎樣組織評估會議有更清晰的構(gòu)想
5、為項目評估會議的最佳結(jié)構(gòu)應(yīng)該是怎樣的呢?
1) 逐一詢問每位團(tuán)隊成員的看法
2) 提供你掌握的信息,然后問大家還有沒有其他問題
3) 很難說,不同的項目有不同的評估方式
回顧項目是如何完成的以及取得了那些成果
6、項目進(jìn)程
1) 哪些事情進(jìn)展順利
2) 哪些事情做的不夠好
3) 提出適當(dāng)?shù)慕ㄗh
4) 將這些內(nèi)容寫成書面報告
7、經(jīng)驗:
1) 學(xué)習(xí)可以推廣給其他部門或者項目的有益經(jīng)驗
2) 在評估報告中記錄這些有益經(jīng)驗
3) 推廣你的項目評估報告
8、總結(jié):
1) 項目評估 是十分重要的一步,它是一個分析項目過程并從中總結(jié)經(jīng)驗的機(jī)會
2) 每位與項目相關(guān)的人都應(yīng)該參加
3) 評估項目實施過程
4) 評估收益
5) 推廣經(jīng)驗
6) 把評估內(nèi)容總結(jié)成報告
利茲的項目評估會議總結(jié)
項目 順利進(jìn)行的原因:團(tuán)隊協(xié)作,3D軟件,任用專家
項目出現(xiàn)問題的原因:不可靠的裝配工人
值得推廣的經(jīng)驗:一個成功的辦公室搬遷模式
 
 
六、總結(jié)
課程核心要點
有效項目管理的重要性:
按時完成,不超支預(yù)算,完成既定目標(biāo),減輕人們的壓力
有明確的項目任務(wù):
讓整個團(tuán)隊參與,檢查是否有具有完成項目的技能,做是書面記錄
通過咨詢團(tuán)隊成員的意見完成項目規(guī)劃,分配資源,就角色和職責(zé)達(dá)成一致,設(shè)置進(jìn)度表
項目實施:
使整個團(tuán)隊幫助你監(jiān)控項目進(jìn)程
使每位團(tuán)隊成員了解情況
鼓勵每位團(tuán)隊成員及時提出遇到的問題
要糾正錯誤而不要指責(zé)他人。
項目評估
評估項目進(jìn)度
評估有益的經(jīng)驗
把評估總結(jié)成書面報告
 
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